एक कर्मचारी के लिए एक प्रदर्शन समीक्षा तैयार करना समीक्षक को एक लिखित दस्तावेज में विशिष्ट जानकारी शामिल करने की आवश्यकता होती है। अस्पष्ट या सामान्य कथन और व्यक्तिगत राय बनाने से बचें, जिसकी पुष्टि नहीं की जा सकती है। प्रदर्शन समीक्षा दस्तावेज़ को विशिष्ट और स्पष्ट रखने से, यह एक उपयोगी दस्तावेज़ बन जाता है जिसे कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल में रखा जा सकता है और अगली समीक्षा के दौरान संदर्भित किया जा सकता है।
सक्रिय काल
सक्रिय काल में लेखन प्रदर्शन की समीक्षा लिखने की कुंजी है। आगामी समीक्षा अवधि के लिए लक्ष्यों को सूचीबद्ध करते समय, इनमें से प्रत्येक लक्ष्य को एक क्रिया के साथ शुरू करें। यह चेतावनी कर्मचारी को कार्रवाई के लिए बुलाती है और उसे बताती है कि उसे क्या करना है। प्रदर्शन की समीक्षा में उपयोग करने के लिए कुछ प्रमुख सक्रिय क्रिया क्रियाओं में "पूर्ण," "पूरा" और "उत्पादन" शामिल हैं। अमेरिकन फॉरेन सर्विस एसोसिएशन की वेबसाइट के अनुसार, सक्रिय काल में लिखने से प्रदर्शन मूल्यांकन में लिखे गए लक्ष्यों और उद्देश्यों में भ्रम की आशंका कम हो जाती है।
सर्वनाम को परिभाषित करें
यदि सर्वनाम प्रदर्शन की समीक्षा में उपयोग किए जा रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह स्पष्ट है कि सर्वनाम किसे या किसको संदर्भित करता है। ऐसा करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप विशेष रूप से समीक्षा की शुरुआत में समूह, व्यक्ति या कार्य को संदर्भित करते हैं, और इसे वापस संदर्भित करने के लिए स्पष्ट रूप से सर्वनामों का उपयोग करते हैं। प्रदर्शन की समीक्षा में कई सर्वनामों का उपयोग करने से बचें जब उन्हें विशिष्ट नामों, समूहों या संगठनों द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है जो समीक्षा को स्पष्ट कर सकते हैं।
नंबर और मेट्रिक्स
लक्ष्य निर्दिष्ट करते समय विशिष्ट रहें। पिछली समीक्षा अवधि के दौरान प्राप्त उपलब्धियों का उल्लेख करते हुए विशिष्ट बनें। जब भी संभव हो संख्या का संदर्भ लें। "लक्ष्य से ऊपर" जैसे व्यापक वाक्यांशों का उपयोग न करें, लक्ष्य को परिभाषित किए बिना। एक सटीक लक्ष्य का उपयोग करने से समीक्षा स्पष्ट और विशिष्ट हो जाती है, और भ्रम की संभावना को सीमित कर देता है यदि यह संदर्भित है कि कर्मचारी पदोन्नति के लिए आवेदन करता है या उठाना चाहता है। इन नंबरों को प्रदान करते समय विशिष्ट उदाहरण प्रदान करें। यह कहना कि "उच्च-से-अपेक्षित स्तर" पर किसी ने प्रदर्शन किया, यह कहने की तुलना में बहुत कम सटीक है कि वह "इस वर्ष 20 रिपोर्टों के अपने लक्ष्य को पाँच रिपोर्टों से पूरा कर चुकी है, जो उसके घोषित लक्ष्य से 25 प्रतिशत अधिक थी।"
खजूर
प्रदर्शन समीक्षा में दिनांक का उपयोग करें। सकारात्मक या नकारात्मक प्रदर्शन के विशिष्ट उदाहरणों के साथ कर्मचारी को अपनी समीक्षा देते समय इन तिथियों को पिछली समीक्षा अवधि के दौरान विशिष्ट अवसरों का उल्लेख करना चाहिए। लक्ष्य निर्धारित करते समय, उस तिथि को शामिल करें जिसे लक्ष्य पूरा करना चाहिए। यदि इसे वर्तमान समीक्षा अवधि के अंत से पहले पूरा किया जाना चाहिए, तो वर्तमान समीक्षा अवधि समाप्त होने की तारीख को शामिल करें। यह लक्ष्यों को स्पष्ट करने और उन्हें विशिष्ट बनाने में मदद करता है।
