जब आप किसी अच्छी या सेवा के लिए बिक्री करते हैं, लेकिन तुरंत पूरा भुगतान नहीं करते हैं, तो आप एक प्राप्य बनाते हैं। प्राप्य वे संपत्तियाँ हैं, जो आपके भुगतान के रूप में आपके व्यवसाय के लिए मौद्रिक मूल्य का प्रतिनिधित्व करती हैं, और सर्वोत्तम प्रथाओं के लिए आपको अपनी किताबों में इनका हिसाब रखना पड़ता है। बहुत छोटा व्यवसाय कभी-कभी नकद आधार पर काम करता है, लेकिन यह प्रणाली प्राप्य को संभाल नहीं सकती है, इसलिए आपको इसके बजाय अधिक सामान्य अर्जित आधार का उपयोग करना होगा। इसमें प्रत्येक लेनदेन के लिए कई खाता बही में प्रविष्टियाँ करना शामिल है।
देय खातों और खाता बही बनाएँ। क्योंकि वे संपत्ति हैं, आप तकनीकी रूप से अपने मुख्य परिसंपत्ति खाते में प्राप्य रिकॉर्ड कर सकते हैं, लेकिन व्यावसायिक संपत्ति विविध हैं और यह खाता समय के साथ बेकार हो सकता है। क्लीनर रिकॉर्डिंग के लिए, विशेष रूप से प्राप्य के लिए एक पूरी तरह से अलग बेटी खाता बनाएं। फिर आप उस खाता बही में अपना सारा डेटा एंट्री कर सकते हैं, और वित्तीय रिपोर्ट तैयार करते समय इसे मुख्य संपत्ति खाते में संकलित कर सकते हैं।
प्रत्येक बिक्री को रिकॉर्ड करें जो आपके राजस्व खाता बही में सबसे पहले प्राप्य बनाता है, जैसा कि आप सामान्य रूप से करते हैं। बिक्री एक क्रेडिट के रूप में दाहिने हाथ के कॉलम में जाती है, क्योंकि जमा करने से राजस्व खाता बढ़ता है।
प्राप्य के सृजन को रिकॉर्ड करें, बिक्री मूल्य के समान डॉलर की राशि के लिए, आपके खातों में प्राप्य खाता बही, सिवाय इसके कि इसे बाएं हाथ के कॉलम में डेबिट के रूप में चिह्नित करें। यह प्रविष्टि स्थापित करती है कि आपके पास पैसे बकाया हैं और अभी तक भुगतान नहीं किया गया है।
जब आप वास्तव में भुगतान प्राप्त करते हैं तो अपने खातों में प्राप्य खाता बही में प्रविष्टि को अपडेट करें। क्रेडिट के रूप में रिकॉर्ड भुगतान; पूर्ण भुगतान प्राप्य के मूल्य को पूरी तरह से रद्द कर देना चाहिए। सही प्राप्तियों के लिए भुगतान को ठीक से मैप करने के लिए चालान या ट्रैकिंग नंबर का उपयोग करें।
भुगतान राशि के लिए अपने नकद खाता बही को डेबिट करें। यह इंगित करता है कि नकदी में वृद्धि से आपकी संपत्ति का कम मूल्य ऑफसेट किया गया है।
अपने खातों में प्राप्य बहीखाता में एक नया सेगमेंट बनाएं जैसे शीर्षक के साथ "खराब प्राप्तियों के लिए भत्ते।" यह आपके प्राप्य खाते के प्रतिपक्ष के रूप में कार्य करता है; इसका उद्देश्य "खराब", "अवास्तविक" या "अचूक" ऋणों का अनुमान लगाना है, जो आप उम्मीद करते हैं कि आप एकत्र करने में सक्षम नहीं होंगे।
आने वाले समय में आपके द्वारा प्राप्त की जाने वाली खराब प्राप्तियों के मूल्य का अनुमान लगाएं। एक अच्छा अनुमान लगाने के लिए, उपलब्ध होने पर उद्योग के आंकड़ों का उपयोग करें, या अपने पिछले अनुभव, उद्योग में सहकर्मियों के अनुभव या आपके बाजार में वर्तमान आर्थिक परिस्थितियों का आकलन करने पर निर्भर रहें। भत्ते के बही-खाते में क्रेडिट के रूप में अपनी अनुमानित खराब रसीदों को दर्ज करें, और अपने खर्चों के खाता बही में डेबिट के रूप में एक ही राशि दर्ज करें।
प्रत्येक लेखांकन अवधि में अपने खातों के मूल्य को प्राप्य से कम से कम एक बार उस संदिग्ध या अचूक प्राप्य के मूल्य को समायोजित करें जिसे आपने अपने भत्ते के बहीखाता में अनुमानित किया था और प्राप्य बही में आपके कुल से घटाया था। नया कुल "शुद्ध प्राप्य मूल्य" या "शुद्ध प्राप्य" नामक एक आंकड़ा बनाता है और आपको प्राप्त होने वाली प्राप्तियों के धन का प्रतिनिधित्व करता है जिसे आप वास्तविक रूप से इकट्ठा करने की उम्मीद करते हैं।
टिप्स
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अपनी कंपनी के खातों की कुल कीमत को देखने के लिए किसी भी समय प्राप्य अपने खातों को जमा करें। इस जानकारी का उपयोग एक संदर्भ के रूप में करें कि आप अभी तक एकत्र नहीं हुए अल्पावधि में बहुत अधिक धन खर्च करने से बचें।
खराब प्राप्य का अनुमान लगाने के लिए भत्ता विधि के विकल्प के रूप में, आप एक बहुत सरल विधि का उपयोग कर सकते हैं जिसे डायरेक्ट राइट-ऑफ कहा जाता है। इस विधि में आप केवल खराब प्राप्य को उनके पूर्ण मूल्य के लिए श्रेय देते हैं, जब आप उन्हें अस्वीकार्य होने के लिए डीमैट कर देते हैं, और अपने खर्च खाते में एक संगत डेबिट प्रविष्टि बनाते हैं। भत्ता विधि का उपयोग करने से कर उद्देश्यों के लिए यह आसान है, और इसमें कम डेटा प्रविष्टि शामिल है, लेकिन कम शक्तिशाली और कम लचीला है। भत्ता विधि आमतौर पर पसंद की जाती है।
