दोनों व्यावसायिक पत्रों और रिपोर्टों में कॉर्पोरेट संचार के भीतर महत्वपूर्ण लेकिन विशिष्ट भूमिकाएं हैं। व्यापार पत्र, उदाहरण के लिए, एक समझौते की पुष्टि कर सकते हैं या एक अनुरोध को अस्वीकार कर सकते हैं, जबकि एक व्यावसायिक रिपोर्ट एक व्यापार यात्रा से लेकर कंपनी की बैठक तक सब कुछ रिकॉर्ड कर सकती है।
समारोह
व्यावसायिक पत्र अक्सर किसी कंपनी या संगठन के लिए बाहरी दर्शकों के लिए सकारात्मक या नकारात्मक समाचार और अन्य व्यावसायिक मामलों का संचार करते हैं, जबकि व्यावसायिक रिपोर्ट आमतौर पर विभिन्न प्रकार के दर्शकों को विस्तृत तथ्यात्मक जानकारी प्रदान करते हैं।
प्रकार
प्राथमिक प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में पावती, समायोजन, संग्रह, शिकायत, पूछताछ, अस्वीकृति और बिक्री पत्र शामिल हैं। प्रमुख व्यवसाय रिपोर्ट प्रगति और गतिविधि रिपोर्ट, व्यवहार्यता रिपोर्ट, खोजी रिपोर्ट और घटना रिपोर्ट हैं।
तत्वों
व्यावसायिक पत्रों में सात प्राथमिक तत्व होते हैं, जैसे कि अभिवादन और समापन, साथ ही कई अतिरिक्त विशेषताएं। व्यावसायिक रिपोर्ट के लिए सामान्य तत्वों में शीर्षक पृष्ठ, सामग्री की तालिका, सार, परिशिष्ट और ग्रंथ सूची शामिल हैं।
प्रारूप
व्यवसाय पत्र और रिपोर्ट दोनों आमतौर पर उच्च संरचित स्वरूपों का पालन करते हैं। व्यावसायिक पत्र शायद ही कभी एक या दो पृष्ठों की लंबाई से अधिक होते हैं, जबकि व्यावसायिक रिपोर्ट कुछ पृष्ठों से कुछ सौ तक फैल सकती हैं।
विचार
प्रभावी व्यावसायिक पत्र और व्यावसायिक रिपोर्ट वे हैं जो स्पष्ट रूप से और प्रेरक रूप से लेखक के उद्देश्य को संप्रेषित करते हैं, साथ ही साथ व्यापार संचार के उस माध्यम के लिए स्वीकृत मानकों का पालन करते हैं।
