सभी कंपनियों, उनके आकार और पैमाने के बावजूद, प्रभावी होने के लिए एक संगठनात्मक संरचना की आवश्यकता है। इस संरचना का उपयोग कंपनी के पदानुक्रमित संरेखण और कार्य प्रवाह को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। संरचना का उपयोग करते हुए, कंपनी का प्रबंधन अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं और प्राधिकरण की लाइनों को फ्रेम करता है। शीर्ष प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच बहुत कम स्तर वाली पदानुक्रम वाली कंपनियां क्षैतिज संगठनात्मक संरचना का उपयोग करती हैं। कंपनियां जिनके पास कर्मचारियों और प्रबंधन के बीच कमांड की कई श्रृंखलाएं हैं वे एक ऊर्ध्वाधर संगठनात्मक संरचना का उपयोग करती हैं।
फिक्सिंग प्राधिकरण और जिम्मेदारी
एक बार जब कंपनी अपने संगठनात्मक ढांचे का फैसला कर लेती है, तो उसके अधिकार-दायित्व आरेख बहुत स्पष्ट रूप से तैयार हो जाते हैं। कंपनी का प्रत्येक प्रबंधक अपने अधीनस्थों के लिए प्रतिनिधि नियुक्त करता है और बताता है कि कार्य को पूरा करने के तरीके और उनके लिए समय सीमा निर्धारित करता है। जब भी किसी अधीनस्थ को कोई संदेह होता है, तो वह स्पष्टीकरण के लिए प्रबंधक के पास जाता है। निर्धारित समय अवधि के अंत में, प्रबंधक इस बात की समीक्षा करता है कि उसके अधीनस्थ अपने निर्धारित लक्ष्यों को पूरा करने में सक्षम थे या नहीं।
स्टाफिंग स्तर का मूल्यांकन
संगठनात्मक संरचना कंपनी को प्रचलित स्टाफिंग स्थितियों का विश्लेषण करने में मदद करती है। प्रबंधन संगठन के सभी स्तरों के कर्मचारियों के वर्तमान स्तरों को सबसे पर्याप्त स्तरों के साथ विपरीत करने में सक्षम है। मानव संसाधन विभाग तब कर्मचारियों से उन विभागों को स्थानांतरित करने के लिए उपाय करता है जो कम कर्मचारी वाले विभागों से अधिक कर्मचारी हैं। मानव संसाधन विभाग संगठन में प्रत्येक नौकरी के लिए कौशल आवश्यकताओं को सारणीबद्ध करता है। इसके बाद वह अपने कौशल और योग्यता के अनुसार प्रत्येक कर्मचारी को सबसे उत्तम नौकरी से मिलाने का प्रयास करता है।
व्यवसाय के प्रकार के आधार पर संरचना की पसंद
संगठन अपने व्यापार के प्रकार, दीर्घकालिक दृष्टि और उनके द्वारा निर्मित उत्पादों के आधार पर संगठनात्मक संरचना की अपनी पसंद बनाते हैं। कपड़े बनाने वाली कंपनी को कई श्रेणीबद्ध स्तरों की आवश्यकता नहीं हो सकती है। यह सर्वोच्च संचालन को बनाए रखने वाले मालिकों द्वारा अपने संचालन का प्रबंधन कर सकता है, जबकि एक कंप्यूटर निर्माता को शीर्ष प्रबंधन और उत्पादन प्रक्रियाओं में शामिल कर्मचारियों के बीच कई मध्यस्थ स्तरों की आवश्यकता हो सकती है।
कर्मचारियों को प्रेरित करना
संगठनात्मक संरचना का डिजाइन ऐसा है कि कंपनी का प्रत्येक कर्मचारी संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में काम करता है। प्रत्येक कर्मचारी को संगठन के दृष्टिकोण और उद्देश्यों से अवगत कराया जाता है। सभी कर्मचारियों को प्रेरित किया जाता है और अपनी क्षमताओं के सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन के लिए प्रेरित किया जाता है। प्रबंधन उन सभी कर्मचारियों की प्रशंसा करता है जो अच्छा प्रदर्शन करते हैं और उन्हें प्रशिक्षित करते हैं और जिन्हें अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता होती है।
