जो कार्य प्रदान करने जा रहा है, उसके दायरे का वर्णन करते हुए, एक पक्ष द्वारा दूसरे को एक पत्र लिखा जाता है। ये पत्र ठेकेदारों, शिपिंग प्रदाताओं और रियल एस्टेट निवेशकों के साथ आम हैं। हालांकि यह अनुबंध नहीं है, पत्र पहले से चर्चा की गई अपेक्षाओं और समझौतों का आश्वासन है। भ्रम से बचने के लिए स्पष्ट, संक्षिप्त भाषा में उपक्रम का एक पत्र लिखें।
औपचारिक समझौते की आकांक्षा करता है
लेटर ऑफ अंडरटेकिंग कोई अनुबंध नहीं है। दोनों पक्षों द्वारा अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं और अक्सर अस्वीकरणकर्ता और बहुत सारे कानूनी शब्दजाल होते हैं। हालांकि, लेटर ऑफ अंडरटेकिंग कोई अनुबंध नहीं है, लेकिन यह कानूनी रूप से बाध्यकारी रूप से बंधनकारी अदालत में समझौता है। एक पत्र प्रेषक के इरादे को बताता है कि परियोजना कैसे होगी। प्रेषक ने यह विश्वास करते हुए पत्र पर हस्ताक्षर किया कि दोनों पक्ष पहले ही शर्तों पर सहमत हो चुके हैं। प्राप्तकर्ता को पत्र के आने की उम्मीद है और इसकी सामग्री से आश्चर्यचकित नहीं होना चाहिए।
इरादों की स्पष्ट रूपरेखा
लेटर ऑफ अंडरटेकिंग स्पष्ट रूप से सादे भाषा का उपयोग करके प्रेषक के इरादों को बताता है। इरादों में परियोजना के लिए प्रारंभिक तिथि, लागत और प्रत्याशित अवधि शामिल है। संपूर्ण शर्तों के अनुसार या प्रति-घंटे या प्रति-दिन के आधार पर लागतों को संक्षेप में लिखें।
पत्र भी स्पष्ट रूप से किए जाने वाले कार्य की व्याख्या करता है। उदाहरण के लिए, एक चित्रकार के पत्र में कहा गया है कि घर के किस हिस्से को आंतरिक या बाहरी रूप से चित्रित किया जाएगा, जो उपयोग किए जाने वाले रंगों को परिभाषित करेगा। पत्र में मचान जैसे कोई भी उपकरण किसी भी अतिरिक्त लागत या संपत्ति की पहुंच जैसी अनुमानित जरूरतों के साथ भी कहा गया है। चित्रकार पत्र का लेखक है, काम शुरू होने से पहले इसे घर के मालिक को प्रदान करता है।
समाप्ति की शर्तें
जबकि केवल एक पक्ष द्वारा लिखित पत्र पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, यह आपसी समझौते पर आधारित होता है। जैसे, पार्टियों को अनुबंध समाप्त करने का अधिकार है। समाप्ति के व्यवहार्य कारण पत्र में सूचीबद्ध हैं। कारणों में विस्तारित देरी, अप्रत्याशित लागत या समझौते के अन्य उल्लंघन शामिल हो सकते हैं।
लेटर ऑफ अंडरटेकिंग को फॉर्मेट कैसे करें
व्यावसायिक अक्षरों के लिए मानक स्वरूपण अभ्यास सभी पक्षों पर समान 1-इंच मार्जिन का उपयोग करता है। 11 या 12 बिंदु के फ़ॉन्ट आकार में टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे पेशेवर फ़ॉन्ट का उपयोग करें। सूचना के ब्लॉक के बीच एक स्थान के साथ बाईं ओर से शुरू होने वाली सभी लाइनों के साथ ब्लॉक फॉर्मेटिंग का उपयोग करें। पहला ब्लॉक प्रेषक के नाम और संपर्क जानकारी के बाद दूसरा ब्लॉक है, जो पत्र की तारीख है। अगला ब्लॉक प्राप्तकर्ता का नाम और संपर्क जानकारी है जिसके बाद अभिवादन और फिर सूचना का मुख्य निकाय है। समापन पेशेवर रखें, और काली या नीली स्याही में पत्र पर हस्ताक्षर करें।
