किसी कर्मचारी या ग्राहक को, "नहीं।" व्यवसाय के लोग अक्सर महसूस करते हैं कि अनुरोधों के अनुपालन से इनकार उनके और व्यवसाय के बारे में बुरी भावनाएं पैदा करता है, जो भविष्य की बिक्री को प्रभावित कर सकता है। इससे भी बदतर, जब एक ग्राहक या कर्मचारी एक निर्णय की अपील करता है, तो आप अपने आप को एक बार नहीं, बल्कि दो बार कह सकते हैं। इस बिंदु पर लेखक सही टोन का उपयोग करने और कितनी जानकारी प्रकट करने के लिए चिंतित है, ऐसा नहीं है कि पत्राचार आगे की पूछताछ या कानूनी कार्रवाई का कारण बनता है।
आपके उत्तर के लिए उपयोग करने के लिए कंपनी लेटरहेड का एक टुकड़ा प्राप्त करें। एक अपील की प्रतिक्रिया मामले पर अंतिम शब्द का प्रतिनिधित्व करती है, और आधिकारिक लेटरहेड का उपयोग करने से प्राधिकरण की छाप को व्यक्त करने में मदद मिलती है।
तिथि टाइप करें, एक स्थान छोड़ें और प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और पता लिखें।
एक अन्य स्थान छोड़ें, एक बृहदान्त्र द्वारा पीछा किया गया "प्रिय श्री / श्रीमती (नाम का नाम)" टाइप करें। यदि आपको लगता है कि विशेष दृढ़ता आवश्यक है, तो "प्रिय" को छोड़ दें और प्राप्तकर्ता का नाम टाइप करें। दूसरा स्थान छोड़ें।
पहले पैराग्राफ में, प्राप्तकर्ता को तुरंत बताएं कि क्या उसकी अपील दी गई है, और संक्षेप में बताएं कि उसने उसका अनुरोध क्यों प्राप्त किया।
यदि आप अपील स्वीकार नहीं कर रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता को आपके व्यवसाय में या उसकी कड़ी मेहनत के लिए धन्यवाद दें, और पैराग्राफ के अंत में उसे बुरी खबर दें। पैराग्राफ के अंत में बुरी खबरों को पोजिशन करने से आपको पहले ब्लो को नरम करने का मौका मिलता है, जो प्राप्तकर्ता की सद्भावना को बनाए रखने में मदद करता है। संक्षेप में अनुरोध को अस्वीकार करने के लिए तर्क को स्पष्ट करें; इतना विस्तार देने से बचें कि प्राप्तकर्ता पॉलिसी की जांच कर सकता है और दूसरा आपको अनुमान लगा सकता है।
दूसरे पैराग्राफ में किसी भी अतिरिक्त अनुवर्ती जानकारी प्रदान करें। यदि आपने अपील से इनकार किया है, तो उसे बताएं कि आपका निर्णय अंतिम है और यह मामला बंद हो गया है।
"सादर," या "ईमानदारी से," टाइप करें और तीन लाइन रिक्त स्थान छोड़ें। पत्र को प्रिंट करें और नीली या काली स्याही में अपने नाम के ऊपर हस्ताक्षर करें। अपने रिकॉर्ड के लिए पत्र की एक प्रति वापस लें।
अपने उत्तर और प्रमाण के रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए पत्र को प्रमाणित मेल द्वारा भेजें। प्राप्तकर्ता को पत्र प्राप्त हुआ। अगर मामला अदालत में जाता है तो यह रिकॉर्ड महत्वपूर्ण हो सकता है।
