सूचना का अनुरोध करने वाले पत्र का जवाब कैसे दें

सूचना का अनुरोध करने वाले एक पत्र के लिए एक प्रभावी प्रतिक्रिया ग्राहक को अनुरोधित जानकारी को तुरंत प्रदान करती है, जो अतिश्योक्तिपूर्ण शब्दों या भराव से बचती है। समय पर जानकारी के लिए ग्राहकों के अनुरोधों का जवाब देना आपके व्यवसाय की विश्वसनीयता को बढ़ाता है।

प्रारंभिक

पत्र के ऊपरी बाएँ हाथ के कोने में ग्राहक का नाम और संपर्क जानकारी डालें, मानक पत्र-लेखन प्रारूप में। उदाहरण के लिए:

जॉन स्मिथ

555 मॉकिंगबर्ड लेन,

स्प्रिंगफील्ड, ओह

ग्राहक के पते के नीचे, उस तिथि को डालें, जिसे आप पत्र को प्रारूपित कर रहे हैं।

सामान्य "प्रिय ग्राहक" के बजाय पत्र को निजीकृत करने के लिए ग्राहक के पहले नाम का उपयोग करें। अभिवादन के बाद पहली पंक्ति उसे यह बताना चाहिए कि पत्र वास्तव में जानकारी के लिए उसके अनुरोध की प्रतिक्रिया है: "प्रिय जॉन, जानकारी के लिए आपके अनुरोध के जवाब में …"

लेटर बॉडी

जैसे ही आप अपनी प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करते हैं, आपके सामने ग्राहक का पत्र आता है। यह सुनिश्चित करने के लिए पत्र को फिर से पढ़ें कि वह आपके द्वारा अनुरोधित जानकारी को स्पष्ट रूप से समझता है। यदि ग्राहक एक से अधिक जानकारी चाहता है, विभिन्न मदों पर प्रकाश डाला यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कोई सूचना बाहर नहीं छोड़ते। फिर पत्र निकाय में, प्रत्येक आइटम को संबोधित करें सूची प्रारूप में। यदि लागू हो, तो अपने सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में दिए गए बुलेट-पॉइंट या क्रमांकित सूची स्वरूपण तत्वों का उपयोग करें।

समापन

ग्राहक को कार्रवाई करने के लिए आमंत्रित करें आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी और आपके व्यवसाय के साथ फिर से जुड़ने के आधार पर, उद्यमी में सिंथिया पेरुन को सलाह देते हैं। यदि आप ग्राहक को अपने व्यावसायिक स्थान से ऑनलाइन ऑर्डर देने में मदद कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, उसे ऐसा करने के लिए स्टोर पर आने के लिए आमंत्रित करें। अपना व्यवसाय फ़ोन नंबर, ईमेल पता और वेबसाइट का पता शामिल करें। यह जानकारी पत्र समापन में दोहराना ठीक है - और ग्राहक को आपसे संपर्क करने के लिए आमंत्रित करें यदि उसे अनुवर्ती जानकारी की आवश्यकता हो।

टिप्स

• टाइपोस और व्याकरण संबंधी त्रुटियां अपने व्यवसाय पर खराब तरीके से प्रतिबिंबित करें। ग्राहकों को कोई भी पत्राचार भेजने से पहले, सूचना के अनुरोधों की प्रतिक्रियाओं सहित, आपके प्रशासनिक सहायक या सहकर्मी को कम से कम दो बार पत्रों को प्रूफ़ करना होगा।