एक धन्यवाद पत्र लिखना एक कला है जिसे थोड़ा विचार करने की आवश्यकता है। यदि आप प्राप्तकर्ता के साथ मित्रवत शर्तों पर हैं, तो थोड़ा हास्य और गर्मजोशी ठीक होगी। दूसरी ओर, यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, जैसे कि एक संभावित ग्राहक या आपका नियोक्ता, तो आप इसे सख्ती से पेशेवर रखना चाहेंगे। एक पत्र को समाप्त करने के कई तरीके हैं, लेकिन एक सावधानी से चुना हुआ समापन एक सकारात्मक प्रभाव छोड़ सकता है और आगे संचार के लिए दरवाजा खोल सकता है।
क्या आप शुक्रिया पत्र बंद कर रहे हैं?
अंतिम पैराग्राफ स्वाभाविक रूप से पत्र को एक करीब लाता है। यह वह जगह है जहाँ आप अपने संदेश को संक्षिप्त करते हैं और एक बार फिर अपना आभार व्यक्त करते हैं। आपको इस कारण को भी पुष्ट करना चाहिए कि आपने पहली बार पत्र क्यों लिखा है। उदाहरण के लिए, "मुझे स्थिति के लिए विचार करने के लिए एक बार फिर से धन्यवाद" लिखना या बस, "आपके विचार के लिए धन्यवाद" एक संभावित नियोक्ता को नोट बंद करने के लिए एकदम सही धन्यवाद है। "मेरे साथ मिलने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद" या "मैं हमारी लाइन में आपकी रुचि की सराहना करता हूं" संभावित ग्राहकों को एक अनुवर्ती धन्यवाद पत्र में काम करेगा।
दरवाजा खुला छोड़ने से अवसर मिलता है, इसलिए आपको यह स्पष्ट करना चाहिए कि आप प्राप्तकर्ता के साथ फिर से संवाद करने के लिए उत्सुक हैं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" या "मैं आपसे फिर से मिलने का इंतजार कर रहा हूं।"
एक पत्र को समाप्त करने के कुछ तरीके क्या हैं?
"तुम्हारा सच," "तुम्हारा ईमानदारी से" और "सम्मानपूर्वक तुम्हारा" के साथ अपने पत्र पर हस्ताक्षर करना जितना आसान है, उतना ही प्रभावी हो सकता है। इन बंदों ने समय की कसौटी पर काम किया है और आज के साथ-साथ पत्र लेखन के पूरे इतिहास में भी काम किया है। वे बहुमुखी समापन हैं जिनका उपयोग किसी भी प्रकार के औपचारिक पत्र के लिए किया जा सकता है।
यदि आपको ऐसा लगता है कि आपको कुछ अधिक व्यक्तिगत कहने की आवश्यकता हो सकती है, तो आप "आपकी इज्जत," "सौहार्दपूर्ण रूप से," "प्रशंसा के साथ" या "सर्वश्रेष्ठ सादर" जैसे बंदों का उपयोग कर सकते हैं। जब आप प्राप्तकर्ता के साथ किसी प्रकार की परिचितता रखते हैं तो ये समापन अधिक उपयुक्त होते हैं लेकिन फिर भी औपचारिकता के स्पर्श की आवश्यकता होती है।
और कैपिटलाइज़ेशन के सुनहरे नियम को मत भूलिए - एक-शब्द के समापन जैसे कि "सादर" को कैपिटल में रखा जाता है, और कई-शब्द के क्लोजिंग के लिए, पहले शब्द को कैपिटलाइज़ करें - अन्य लोअर-केस हैं, उदाहरण के लिए, "दयालु संबंध।"
"चीयर्स," "टेक केयर" या "ऑलवेज" जैसे अत्यधिक अनुकूल क्लोजिंग से बचें, जो दोस्तों या आकस्मिक व्यापार परिचितों को पत्र बंद करने के अच्छे तरीके हो सकते हैं, लेकिन औपचारिक धन्यवाद पत्र के समापन के लिए उपयुक्त नहीं हैं।
हस्ताक्षर न भूलें
आदर्श रूप से, आपका औपचारिक धन्यवाद पत्र आपके व्यक्तिगत लेटरहेड पर टाइप किया जाता है जिसमें आपका नाम, पता, ईमेल पता, फोन नंबर और वेबसाइट शामिल है, यदि लागू हो। बंद करने के बाद, आप अपने टाइपराइट नाम के ऊपर अपना हस्तलिखित हस्ताक्षर डालें। यदि आपका धन्यवाद पत्र ईमेल के माध्यम से है, तो समापन के बाद अपना नाम टाइप करें, इसके बाद आपकी संपर्क जानकारी ताकि प्राप्तकर्ता आसानी से आपके पास वापस आ सके। एक ईमेल का लाभ सुविधा है - आपके पत्र की त्वरित प्रतिक्रिया के लिए आपके प्राप्तकर्ता को केवल "उत्तर" की आवश्यकता है - एक आदेश या नौकरी की पेशकश के साथ उम्मीद है।
