आदेश प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के भीतर, संभावना है कि एक आदेश त्रुटि या समस्या हो सकती है।इनमें से कुछ समस्याएं आंतरिक हैं, जो व्यावसायिक कर्मचारियों, प्रणालियों और प्रक्रियाओं के कारण होती हैं। उनमें से कुछ बाहरी हैं, जो ग्राहकों, विक्रेताओं और अन्य बाहरी शक्तियों जैसे मौसम की स्थिति के कारण होते हैं। अधिकांश कंपनियां ऑर्डर प्रोसेसिंग समस्याओं का ट्रैक और विश्लेषण करती हैं ताकि वे भविष्य में उन्हें रोकने के तरीके खोज सकें। आदेश प्रसंस्करण समस्याएं महंगी और नकारात्मक रूप से ग्राहकों की संतुष्टि को प्रभावित करती हैं।
ग्राहक त्रुटि
ऑर्डर प्रोसेसिंग की शुरुआत ग्राहक द्वारा किसी उत्पाद या सेवा के लिए ऑर्डर देने से होती है। इस प्रक्रिया के दौरान, ग्राहक गलत उत्पाद संख्या, मात्रा, शिपिंग पता या बिलिंग जानकारी प्रदान कर सकता है। ऑनलाइन ऑर्डर प्रविष्टि के माध्यम से त्रुटि लिखित या इलेक्ट्रॉनिक में मौखिक हो सकती है।
जांच
ऐसे समय होते हैं जब कोई ग्राहक निश्चित नहीं होता है कि किस प्रकार का उत्पाद या सेवा उसकी जरूरतों को पूरा करेगी और सलाह के लिए ग्राहक सेवा विभाग से संपर्क करेगी। इस सूचना के आदान-प्रदान के दौरान, समस्याएं हो सकती हैं। ग्राहक स्पष्ट रूप से संवाद नहीं कर सकता है या पूछताछ प्राप्त करने वाला कर्मचारी नया या खराब प्रशिक्षित हो सकता है। इन समस्याओं के कारण ग्राहक को कोई ऐसा उत्पाद या सेवा प्राप्त हो सकती है जो उसकी जरूरतों को पूरा नहीं कर सकती है।
आदेश दर्ज
ऑर्डर एंट्री प्रतिनिधि ग्राहकों से मौखिक, लिखित और इलेक्ट्रॉनिक ऑर्डर लेते हैं और सूचना को एक ऑर्डर प्रोसेसिंग सिस्टम में दर्ज करते हैं। प्रवेश प्रक्रिया के दौरान, वे गलत उत्पाद, सेवा, ग्राहक या बिलिंग जानकारी इनपुट कर सकते हैं। जब ग्राहक सेवा कर्मचारी सही जानकारी दर्ज करता है, तो गलतियाँ भी हो सकती हैं, लेकिन सिस्टम त्रुटि या खराबी के कारण गलत सूचना प्रक्रियाएँ।
पूर्ति
मूर्त उत्पादों और वस्तुओं के लिए ऑर्डर एक ऑर्डर पूर्ति केंद्र में संचारित होते हैं और "पिक एंड पैक" किए जाते हैं। जब कोई ऑर्डर चुना जाता है, तो एक कर्मचारी एक गोदाम के भीतर अनुरोधित वस्तुओं का पता लगाता है, उन्हें स्टोरेज से हटाता है और फिर उन्हें ग्राहक ऑर्डर में जोड़ता है। जब एक ऑर्डर पैक किया जाता है, तो एक कर्मचारी चुने हुए आइटम लेता है और उन्हें शिपिंग बॉक्स या कंटेनर में पैकेज करता है। आम ऑर्डर लेने की समस्याओं में गलत उत्पाद, गलत रंग या गलत मात्रा चुनना शामिल है। सामान्य ऑर्डर पैकिंग समस्याओं में लापता उत्पाद, अधूरे आदेश या अनुचित पैकेजिंग शामिल हैं, जिससे उत्पाद क्षति हो सकती है।
शिपिंग
यू.एस.पी.एस. के माध्यम से ग्राहक स्थानों को आदेश जहाज मेल, ट्रक (जिसे "ग्राउंड" भी कहा जाता है) या एयर डिलीवरी। आम आंतरिक शिपिंग समस्याओं में गलत शिपिंग वाहक या गलत शिपिंग प्राथमिकता चुनना (जैसे, अगले दिन डिलीवरी, दो दिन डिलीवरी) शामिल हैं। सामान्य बाहरी शिपिंग समस्याओं में देर से उत्पाद वितरण, उत्पाद वितरण की कमी या वितरण प्रक्रिया के दौरान उत्पाद क्षति शामिल हैं।
उत्पाद की गुणवत्ता
यहां तक कि जब आदेश प्रविष्टि और पूर्ति निर्दोष होती है, तो उत्पाद की गुणवत्ता समस्या पैदा कर सकती है। उत्पाद की गुणवत्ता की अवधारणा धारणाओं और तथ्यों दोनों पर विचार करती है। एक ग्राहक एक उत्पाद का आदेश दे सकता है जो विज्ञापित उत्पाद विनिर्देशों से मेल खाता है, लेकिन वह उस तरह से नहीं दिखता है या वैसा प्रदर्शन नहीं करता है, जिसकी उसे उम्मीद थी। अन्य मामलों में, खराब उत्पाद की गुणवत्ता अधिक स्पष्ट होती है, जैसे कि जब उत्पाद केवल एक उपयोग के बाद टूट जाता है। किसी भी मामले में, खराब उत्पाद की गुणवत्ता एक समस्या है, जो आमतौर पर उत्पाद प्रतिस्थापन या उत्पाद वापसी की ओर जाता है।
