चाहे आप एक डाक भेज रहे हों, डाक डाक को संबोधित कर रहे हों या अन्यथा अपने ग्राहकों के एक बड़े समूह को लिख रहे हों, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए मिला है कि आप इसे अच्छी तरह से करते हैं: स्पष्ट रूप से, उचित रूप से और उचित रूप से। एक बड़े ग्राहक पत्र को संबोधित करने के तरीके को समझना व्यवसाय स्वामी के रूप में संचार को आसान और समग्र रूप से आसान बना देगा।
सही सलामत चुने
हो सकता है कि आपको यह हाई स्कूल की अंग्रेजी से याद न हो, लेकिन अभिवादन एक पत्र, ईमेल, मेमो या अन्य संचार शुरू करने के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली शुभकामना है पारंपरिक अभिवादन "प्रिय श्री या सुश्री अंतिम नाम" है। लेकिन चूंकि आप लोगों के एक समूह को संबोधित कर रहे हैं, इसलिए "प्रिय मूल्यवान ग्राहकों" जैसे व्यापक सलाम पर विचार करें। सीधे शब्दों में "अभिवादन" भी अधिकांश स्थितियों के लिए उपयुक्त है। "जिसके लिए यह चिंता हो सकती है, उसके साथ सावधान रहें।" यह अवैयक्तिक है और आपके ब्रांड का गलत प्रभाव पैदा कर सकता है।
अपने व्यवसाय और अपने ग्राहक पर विचार करें
क्या आपका आदर्श ग्राहक आकस्मिक और कम महत्वपूर्ण है? कम औपचारिक स्वर के साथ ठीक है? फिर "हे," "हाय" या "हैप्पी स्प्रिंग" जैसे कुछ मौसमी जैसे कम औपचारिक अभिवादन के साथ जाना शायद ठीक है! आप और अधिक विशिष्ट हो सकते हैं कि आप अपने ग्राहक को कैसे संदर्भित करते हैं, साथ ही साथ। उदाहरण के लिए, यदि आप ज्यादातर परिवारों को पूरा करते हैं, तो आप अपने ग्राहकों को "माता-पिता" या "व्यस्त माताओं" के रूप में संबोधित कर सकते हैं। अपने ग्राहकों की रुचि और ध्यान को तुरंत प्राप्त करने वाले शब्द का चित्रण करें।
यदि आपका व्यवसाय, ब्रांड और ग्राहक थोड़ा अधिक औपचारिक और पारंपरिक है, तो मानक अभिवादन, "प्रिय ग्राहक या ग्राहक" ठीक काम करता है। आप विशिष्ट विशेषणों का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे "वफादार ग्राहक" या "मूल्यवान ग्राहक।"
थोड़ा व्यक्तित्व का उपयोग करने के लिए डर मत बनो
आपके ईमेल के कारण के आधार पर, आप अपने अभिवादन को और भी अधिक बढ़ा सकते हैं। क्या आप बिक्री की घोषणा कर रहे हैं, विशेष या नए उत्पादों के बारे में जानकारी अपडेट कर रहे हैं, या अपने ग्राहकों को बता रहे हैं कि आपके व्यवसाय में क्या नया है? यदि ऐसा है, तो आपके ब्रांड के व्यक्तित्व को दर्शाने वाली कोई चीज़ अच्छी तरह से काम कर सकती है, जैसे "हैलो सौदागर शिकारी!" या "सर्दियों में आपका स्वागत है, snowbunnies!"
यदि आप किसी ऐसे मुद्दे की घोषणा कर रहे हैं जिसे आप अपने व्यवसाय या कुछ अन्य कम-खुश खबरों में अनुभव कर रहे हैं, तो यह आपके शुरुआती अभिवादन को हास्यपूर्ण, प्यारा या व्यक्तित्व से युक्त बनाने के लिए उचित नहीं है। उन मामलों में, मूल से चिपके रहते हैं।
सुनिश्चित करें कि आप उचित तरीके से और पुंजीकरण कर रहे हैं
सुनिश्चित करें कि आप अपने नमस्कार के पहले शब्द के पहले अक्षर को कैपिटल करते हैं, जैसे कि "प्रिय दोस्तों।" "हैलो लॉयल कस्टमर्स" के रूप में अभिवादन में शब्दों के हर पहले अक्षर को कैपिटलाइज़ न करें, जो व्याकरणिक रूप से सही नहीं है। मैत्रीपूर्ण प्रभाव बनाने के लिए अपने अभिवादन के बाद व्यवसाय-औपचारिक बृहदान्त्र के बजाय अल्पविराम का उपयोग करें, और यह सुनिश्चित करें कि यह स्वयं द्वारा एक पंक्ति में है। पत्र के शरीर को प्रणाम के नीचे की रेखा पर शुरू करें।
