एक बैठक में प्रस्तुत की जाने वाली रिपोर्ट लिखते समय, आपको कुछ बुनियादी दिशानिर्देशों का पालन करने की आवश्यकता होती है, जिनमें से अधिकांश आप शायद स्कूल में सीखते हैं। उदाहरण के लिए, आपको अपनी रिपोर्ट के उद्देश्य के बारे में सुनिश्चित होने की आवश्यकता है, आपको एक सटीक परिभाषित उप-विषयक पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है और आपको अपने दर्शकों को ध्यान में रखकर लिखना होगा।
प्रतिभागियों से मिलने की शैक्षिक और कार्य पृष्ठभूमि के बारे में पहले से जान लें। यह आपको यह जानने में मदद करता है कि आपको विषय की कितनी व्याख्या करनी है। उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि आप कुछ ट्रैफ़िक नगर की चौराहों पर होने वाली दुर्घटनाओं की संख्या पर एक रिपोर्ट तैयार कर रहे हैं जिन्हें अगली ट्रैफ़िक समिति की बैठक में प्रस्तुत किया जाएगा। यदि पांच समिति सदस्यों में से तीन में कानून प्रवर्तन में पृष्ठभूमि है, तो आपको "एक मोड़ पर नेविगेट करने" जैसे वाक्यांशों की व्याख्या करने की आवश्यकता नहीं है।
अपने उच्च विद्यालय के अंग्रेजी शिक्षक की सलाह को याद रखें: ब्रह्मांड से निपटने की कोशिश न करें। अपने मुख्य विषय के एक छोटे से भाग के बारे में लिखें। यह आपकी रिपोर्ट को समझना आसान बनाता है। उदाहरण के लिए, "पैदल यात्री सुरक्षा" एक यातायात अध्ययन रिपोर्ट के लिए मुख्य विषय हो सकता है, लेकिन आपकी रिपोर्ट उस विषय के एक हिस्से तक सीमित है - दो चौराहों पर सुरक्षा में सुधार।
अपने परिचय और निष्कर्ष में पर्याप्त संदर्भ प्रदान करना सुनिश्चित करें। इससे प्रतिभागियों को आपके प्रस्तावों के महत्व को समझने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी रिपोर्ट में सहायक पुलिस अधिकारियों को नगर निगम की अदालत में काम पर रखने की सिफारिश की गई है, तो आपका परिचय पुलिस अधिकारियों को भुगतान किए गए ओवरटाइम में वृद्धि की भरपाई के लिए नगरपालिका के साल भर के संघर्ष की व्याख्या करेगा। यह निष्कर्ष दोहराएगा कि यह प्रस्ताव कितने में से एक है जो नगरपालिका को अपने बजट में प्लग छेद करने में मदद कर सकता है।
रिपोर्ट का शीर्षक बताएं कि क्या बैठक समस्याओं को हल करने या जानकारी प्रदान करने के लिए निर्धारित की गई है।उदाहरण के लिए, यदि किसी प्रबंधक ने टीम के सदस्यों को सूचित करने के लिए बैठक बुलाई है कि अंतिम तिमाही की बिक्री में वृद्धि हुई है, तो आपका शीर्षक हो सकता है, "तीसरा तिमाही बिक्री: नई ग्राहक सेवा का प्रभाव।"
रिपोर्ट आमतौर पर किसी के कार्यों को प्रभावित करने के उद्देश्य से होती हैं। उस प्रतिक्रिया का उल्लेख करें जिसकी आप अपेक्षा कर रहे हैं - और किससे। उदाहरण के लिए, छात्र परीक्षण अंकों में वृद्धि पर एक स्कूल अधीक्षक की रिपोर्ट बोर्ड को एक रिज़ॉल्यूशन अध्ययन कार्यक्रम को स्थायी में बदलने वाले प्रस्ताव को मंजूरी देने की सिफारिश कर सकती है।
