एक व्यस्त कॉल सेंटर में, अपना औसत हैंडल टाइम, या AHT नीचे रखते हुए, एक सफल व्यवसाय चलाने के लिए महत्वपूर्ण है। ग्राहकों को तेज और सटीक सेवा की उम्मीद है, और इसके लिए प्रत्येक फोन एजेंट को यथासंभव कुशल होना चाहिए। कॉल सेंटर की सफलता की निगरानी के लिए प्रमुख मेट्रिक्स में से एक यह है कि प्रत्येक कॉल शुरू से आखिर तक कितनी लंबी होती है। अपने औसत हैंडल समय में सुधार करने से कम फोन एजेंटों और खुश ग्राहकों के स्टाफ की अनुमति होगी।
अपने कर्मचारी संसाधनों में सुधार करें। यदि आपके एजेंटों के पास उन सभी सूचनाओं की तत्काल पहुंच है, जैसे कि एक कंपनी इंट्रानेट के माध्यम से, तो वे उन सभी सवालों के प्रभावी ढंग से उत्तर देने में सक्षम होंगे जो कॉल करने वालों के लिए समयबद्ध तरीके से हैं। सुनिश्चित करें कि सभी जानकारी बड़े करीने से व्यवस्थित और आसानी से अपने एजेंटों के लिए सुलभ हैं, जबकि वे एक कॉल पर हैं।
विशिष्ट आवश्यकताओं को संभालने के लिए कर्मचारियों के स्तरों का निर्माण करें। यह सुनिश्चित करना कि सही कौशल वाले एजेंट विभिन्न प्रकार के कॉल संभाल रहे हैं, यह सुनिश्चित करेगा कि कॉल कम हैं और ग्राहक अधिक खुश हैं। वृद्धि और जटिल कॉल को संभालने के लिए एक विशेषज्ञ टीम रखें और नए कर्मचारियों के लिए आसान कॉल छोड़ दें।
कंप्यूटर सिस्टम को हर समय अपग्रेड रखें। फोन कॉल में कई देरी धीमी या ठंड कंप्यूटरों का एक परिणाम है जो एक एजेंट की पहुंच को उस जानकारी तक सीमित करते हैं जो उन्हें कॉलर के मुद्दे को हल करने की आवश्यकता होती है। यदि हर कार्य त्वरित है, तो कौशल स्तर की परवाह किए बिना सभी एजेंटों के बीच औसत हैंडलिंग समय कम हो जाएगा।
अच्छा प्रदर्शन करने वाले एजेंटों के लिए प्रोत्साहन प्रदान करें। सभी एजेंटों को इन मील के पत्थरों तक पहुंचने के लिए उपहार कार्ड या अन्य लाभों के साथ उन्हें प्राप्त करने और उन्हें पुरस्कृत करने के लिए छोटे लक्ष्य बनाएं।
एजेंटों के लिए नियमित रूप से प्रशिक्षण का उपयोग करें। जो कर्मचारी अच्छी तरह से प्रशिक्षित हैं, उन्हें पर्यवेक्षकों से कम ध्यान और मदद की आवश्यकता होगी और वे तेजी से मुद्दों को संभालने में सक्षम होंगे।
टिप्स
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सुनिश्चित करें कि एजेंटों के औसत हैंडलिंग समय को सभी कर्मचारियों के लिए सार्वजनिक रूप से प्रदर्शित किया जाता है ताकि वे दूसरों के साथ अपनी संख्या की तुलना कर सकें। कम औसत हैंडलिंग समय के लिए लोगों को दंडित न करें। इसके बजाय उन्हें सलाह दें और उन्हें अपनी संख्या में सुधार करने के लिए प्रशिक्षित करें।
