प्रभावी ढंग से संवाद करने की आपकी क्षमता सीधे काम में आपकी सफलता को प्रभावित करेगी। आपके लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि संक्षिप्त और समझने योग्य पत्राचार कैसे लिखें और भेजें। बिजनेस मेमो एक संक्षिप्त दस्तावेज है जो लोगों के एक विशिष्ट समूह को संबोधित करता है और एक विशिष्ट उद्देश्य पर केंद्रित है। एक अच्छी तरह से लिखा ज्ञापन आपको कुशलता से संवाद करने और परिणाम प्राप्त करने में मदद करेगा। इसे ठीक से लिखने के अलावा, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपके ज्ञापन को ठीक से भेजा जाए, उन लोगों के लिए जिन्हें इसे सबसे अधिक पढ़ने की आवश्यकता है।
अपने ज्ञापन का क्राफ्टिंग
अपने दर्शकों के बारे में सोचें। इससे पहले कि आप अपना ज्ञापन लिखना शुरू करें, उन लोगों के शिक्षा स्तर और अनुभव पर विचार करें जिनके साथ आप संवाद कर रहे हैं। अपने प्राप्तकर्ताओं की जरूरतों को भी ध्यान में रखें। कुछ व्यक्तियों को अधिक विस्तृत निर्देशों और विशिष्ट, स्थापित दिशानिर्देशों की आवश्यकता हो सकती है, जबकि अन्य को बहुत सामान्य जानकारी प्रदान की जा सकती है और फिर स्वयं पहल की जा सकती है।
सही हेडर फॉर्मेटिंग का उपयोग करें। "तिथि" लाइन में, मानक संक्षिप्त रूपों का उपयोग करें। "टू" के लिए, आपको प्रत्येक व्यक्ति को सूचीबद्ध करना चाहिए जो नाम से मेमो प्राप्त करेगा। उपनाम का उपयोग न करें। पहले और अंतिम नामों का उपयोग करें, और उन्हें क्रम में या तो वर्णानुक्रम में या कंपनी के भीतर स्थिति में रखें। "से" लाइन के लिए, अपने पहले और अंतिम नाम का उपयोग करें, साथ ही साथ आप किस विभाग में हैं, यदि लागू हो।
एक विषय पंक्ति चुनें जो विशिष्ट और सूचनात्मक हो। अक्सर, लोग विषय रेखाओं के साथ मेमो भेजते हैं जो अस्पष्ट और सामान्य होते हैं। एक विशिष्ट और संक्षिप्त एक प्राप्तकर्ताओं को एक बेहतर विचार देगा कि ज्ञापन क्या संदर्भित कर रहा है। उदाहरण के लिए, एक सामान्य विषय पंक्ति "मीटिंग" पढ़ेगी, लेकिन एक विशिष्ट विषय पंक्ति कह सकती है, "शुक्रवार की बैठक के लिए बिक्री टीम प्रस्तुति।"
बारीकियों के साथ खोलें। चिट-चैट या पृष्ठभूमि के साथ समय बर्बाद मत करो। आपके ज्ञापन के पहले भाग को ठीक वही कहना चाहिए जो आपको चाहिए। उपरोक्त उदाहरण का उपयोग करते हुए, बिक्री टीम की प्रस्तुति, आप के साथ खोल सकते हैं, "शुक्रवार की बैठक में, बिक्री टीम आय और पहली तिमाही के लिए देय आंकड़ों के साथ एक स्लाइड शो पेश करेगी।"
निष्क्रिय आवाज से बचते हुए, अपना ज्ञापन लिखें। एक ज्ञापन जानकारी साझा करने और सहायता का अनुरोध करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए आपको एक सक्रिय आवाज़ का उपयोग करने की आवश्यकता है। व्याकरण और लेखन में, सक्रिय आवाज़ का मतलब है कि एक वाक्य का विषय सक्रिय है - कुछ करने या होने के बजाय - उनके पास अन्य चीजें होने के बजाय। सक्रिय आवाज़ के रूप में पढ़ा जाएगा, "बिक्री टीम एक स्लाइड शो पेश करेगी।" एक निष्क्रिय दृष्टिकोण के रूप में व्यक्त किया जाएगा, "हम एक स्लाइड शो प्रस्तुति पर विचार करने के लिए बिक्री टीम को पसंद करेंगे।"
एक निष्कर्ष लिखें। आपका निष्कर्ष जटिल नहीं होना चाहिए, लेकिन यह मेमो में संदर्भित मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए।
अपना काम संपादित करें। कुछ चीजें उतनी ही शर्मनाक हैं जितना कि एक व्यापार ज्ञापन भेजना और उसके बाद यह महसूस करना कि आपने इसके बीच में एक विशालकाय गलत वर्तनी छोड़ दी है। भेजने से पहले अपने ज्ञापन को प्रूफ़ करें और सुधार करने के अलावा, अनावश्यक शब्दों को समाप्त करें। अपने मेमो को संक्षिप्त रखें।
अपने ज्ञापन भेजें
अपना ज्ञापन भेजें। यदि आप इसे अंतर-कार्यालय मेल के माध्यम से भेज रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि मेमो में संबोधित प्रत्येक व्यक्ति की अपनी प्रति है। किसी को कभी भी अगले क्यूबिकल में लड़के के साथ एक मेमो साझा नहीं करना चाहिए।
यदि यह एक विकल्प है तो ईमेल का उपयोग करें। एक ईमेल मेमो सभी को एक ही समय में भेजा जाना चाहिए, लेकिन आप प्राप्तकर्ताओं में से कुछ को कॉपी करना चाह सकते हैं। यदि आप अपना मेमो ईमेल कर रहे हैं, तो मेमो का विषय ईमेल हेडर के विषय पंक्ति में रखें। प्यारा या रंगीन फ़ॉन्ट, चित्र या अन्य ईमेल ऐड-ऑन का उपयोग न करें।
अपना मेमो भेजने के बाद फॉलो करें। यदि मेमो में उल्लिखित कोई समय सीमा है, तो सुनिश्चित करें कि आप बाद में प्राप्तकर्ताओं के साथ वापस जाँच करें।
टिप्स
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सुनिश्चित करें कि आपका मेमो बुलेट बिंदुओं, पैराग्राफ रिक्ति, आदि के बारे में किसी भी कंपनी के दिशानिर्देशों का पालन करता है।
चेतावनी
यदि आप एक मेमो भेजने के लिए ईमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो "भेजें" कुंजी मारने से पहले दो बार जांचें। आप ईमेल के माध्यम से मालिकाना या गोपनीय जानकारी प्राप्त करने के बारे में सतर्क रहना चाहते हैं।
