एक शिकायत पत्र एक व्यक्ति या संगठन के साथ आपकी शिकायत के स्थायी रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है। एक अच्छी तरह से लिखा गया पत्र स्पष्ट रूप से उस समस्या को बताता है जिसे आपने किसी विशेष उत्पाद या सेवा और अपेक्षित संकल्प के साथ सामना किया है। अपना पत्र लिखते समय, एक शांत और पेशेवर स्वर अपनाएं। किसी भी खतरे, अनिच्छुक किराए, कटाक्ष या अनुचित भाषा से बचें। ज्यादातर मामलों में, आप एक व्यक्ति को एक पत्र लिख रहे हैं जो आपकी समस्या के लिए जिम्मेदार नहीं था, लेकिन वह इसे हल करने में मददगार हो सकता है।
अपने पत्र को किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करें। "प्रिय महोदय" या "किससे यह चिंता हो सकती है" का उपयोग न करें। कंपनी स्विचबोर्ड को टेलीफोन करें और उपयुक्त प्रबंधक के नाम और शीर्षक के लिए पूछें। उसके नाम की सही वर्तनी की पुष्टि करें। यदि आप किसी नाम की पहचान नहीं कर सकते हैं, तो "ग्राहक सेवा प्रबंधक" जैसे उपयुक्त शीर्षक का उपयोग करें।
अपनी शिकायत के लिए सभी विवरणों को दर्ज करने के लिए पेन और पेपर या अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम के ड्राफ्ट संस्करण का उपयोग करें। उत्पाद का नाम और विवरण, ऑर्डर नंबर, ब्रांड नाम, मॉडल नंबर, कीमत और खरीद की तारीख जैसी जानकारी शामिल करें। अपनी शिकायत से संबंधित सभी दस्तावेजों की फोटोकॉपी। सभी सूचनाओं को पुनः साझा करें और सुनिश्चित करें कि आपकी शिकायत वैध है।
पत्र को सकारात्मक नोट पर शुरू करें। संगठन के कुछ सकारात्मक पहलुओं पर चर्चा करने के लिए पहले पैराग्राफ का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप ब्रांड के नाम या कंपनी के कर्मियों के साथ किसी विशिष्ट व्यवहार के लिए अपनी वफादारी का उल्लेख कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "अतीत में, मैंने आपके स्टोर पर जाने का आनंद लिया है। बिक्री के कई सहयोगी मुझे नाम से अभिवादन करते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए अपने रास्ते से बाहर जाते हैं कि मैं अपनी खरीदारी से संतुष्ट हूं।"
दूसरे पैराग्राफ में अपनी शिकायत की प्रकृति बताएं। अपनी शिकायत को संसाधित करने के लिए पाठक को सभी विवरणों को जानना होगा। उदाहरण के लिए, "मेरी 30-दिन की गारंटी की शर्तों के तहत, मैं 7 मार्च, 2011 को 373.89 डॉलर में खरीदे गए मॉनिटर को वापस कर रहा हूं। संलग्नक रसीद की एक फोटोकॉपी है।" प्राप्तियों या अन्य दस्तावेजों की मूल प्रतियां न भेजें।
अपनी उम्मीदों को स्पष्ट रूप से बताने के लिए तीसरे पैराग्राफ का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, "चूंकि टोस्टर निर्माता द्वारा संकेत के अनुसार प्रदर्शन नहीं करता है, इसलिए मुझे $ 47.83 की पूर्ण और तत्काल वापसी की उम्मीद है, साथ ही मैंने टोस्टर की वापसी के लिए जो डाक का भुगतान किया है। मैं आपकी प्रतिक्रिया के लिए चार सप्ताह इंतजार करूंगा। यदि मैं नहीं सुनता। आपसे, मैं बेहतर व्यावसायिक ब्यूरो से संपर्क करूंगा।"
टिप्स
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अपना नाम, पता, टेलीफोन नंबर और ई-मेल पता शामिल करें। छोटे पैराग्राफ लिखें और पत्र की लंबाई एक पृष्ठ पर रखें। अपने पत्र को प्रमाणित करने के लिए किसी विश्वसनीय मित्र या रिश्तेदार से पूछें। वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों की जाँच करने के अलावा, उसे यह सुनिश्चित करना होगा कि पत्र का स्वर उपयुक्त हो।
