कई व्यवसाय जो नकद-आधारित कैरी खाते नहीं हैं, उनकी पुस्तकों में प्राप्य हैं। ये वे राशियाँ हैं जिनका ग्राहक फर्म पर बकाया है और आम तौर पर आय विवरणी में राजस्व के रूप में मान्यता प्राप्त है। यह प्रक्रिया चुनौतीपूर्ण हो सकती है, और अक्सर धन प्राप्त होता है जिसे ग्राहक के खाते में आसानी से लागू नहीं किया जा सकता है। इस क्षेत्र में प्रक्रियाएं इस कार्य को अधिक सुव्यवस्थित और कम समय लेने वाली बनाने के लिए तकनीकों को निर्दिष्ट करती हैं।
प्रक्रिया 1: जमा धन
प्राप्त किए गए सभी चेक और नकद जमा करें, भले ही उन्हें खातों के प्राप्य प्रणाली में ग्राहकों के साथ पहचाना न जा सके। क्रेडिट कार्ड भुगतान की प्रक्रिया भी तुरंत करें। आप स्थिति को दस्तावेज करने के लिए अज्ञात चेक के संबंध में जमा पर्ची में एक नोट कर सकते हैं। जमा पर्ची की प्रतियां आमतौर पर ऑनलाइन उपलब्ध हैं, लेकिन जमा आइटम नहीं। उन वस्तुओं की प्रतियां बनाएं जिन्हें अभी पहचाना नहीं गया है और उन्हें प्राप्ति की तारीख तक फाइल करें।
प्रक्रिया 2: अनुसंधान
सबसे पुरानी वस्तुओं के साथ फाइल उठाएं और पहले उन पर काम करें। सिस्टम में समान नाम खोजने की कोशिश करें; ग्राहक का नाम गलत हो सकता था। आप भुगतान के बारे में भुगतान राशि या किसी अन्य विशेष विवरण से मेल खाने वाले सभी खुले चालान खोज सकते हैं। कुछ लेखा विभागों में अज्ञात वस्तुओं पर फाइलें हैं जिन्हें हल किया गया है ताकि यदि आपको उसी ग्राहक से एक और चेक प्राप्त हो, तो आपको पहचान के मुद्दों के साथ अपना समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है।
प्रक्रिया 3: बिक्री विभाग से संपर्क करें
बिक्री विभाग के कर्मचारियों से संपर्क करें और उन भुगतानों के बारे में पूछताछ करें जो सिस्टम में मेल नहीं खा सकते हैं। चूंकि प्राप्तियां बिक्री विभाग के साथ उत्पन्न होती हैं, इसलिए सेल्सपर्सन को बिक्री को याद रखने और आपको कुछ उपयोगी जानकारी प्रदान करने में सक्षम होने की संभावना है।पैसा बिक्री पर डाउन पेमेंट के लिए हो सकता है जो अभी तक मान्यता प्राप्त नहीं है और यदि ऐसा है, तो बिक्री विभाग को सिस्टम में प्राप्य बनाने की आवश्यकता है। यदि आपको पता चलता है कि बिक्री विभाग से जुड़े नहीं बिक्री के लिए धन प्राप्त हुआ है, तो इसमें शामिल विभाग और लेखा प्रबंधक को सूचित करें।
प्रक्रिया 4: विशिष्ट खाता
अज्ञात रिसीवेबल्स के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला एक विशिष्ट सामान्य खाता बही खाता बनाएँ। यह खाता अक्सर क्रेडिट बैलेंस के साथ देयता के रूप में बनाया जाता है। जब आप एक अज्ञात भुगतान प्राप्त करते हैं, तो आप नकद डेबिट करते हैं और अज्ञात प्राप्य खाते को क्रेडिट करते हैं। एक बार जब आप पहचान लेते हैं कि किस ग्राहक को पैसा लगाना है, तो आप जर्नल प्रविष्टि को उल्टा कर सकते हैं और प्राप्य मॉड्यूल में डेटा दर्ज कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप प्राप्य को क्रेडिट करने और देयता को शून्य करने के लिए क्रेडिट मेमो का उपयोग कर सकते हैं।
प्रक्रिया 5: ग्राहक से संपर्क करें
यदि प्राप्य विभाग के भीतर प्राप्य नहीं पाया जा सकता है, तो अगला कदम ग्राहक से संपर्क करना और बिक्री के बारे में विवरण प्राप्त करने का प्रयास करना है। कभी-कभी एक छोटा-व्यवसाय का मालिक बिक्री के लिए अपने नाम का उपयोग कर सकता है, लेकिन एक व्यवसाय चेक के साथ भुगतान करता है, जिसका किसी भी खाते से मिलान नहीं किया जा सकता है। यदि फोन नंबर चेक पर नहीं है, तो आपको संपर्क जानकारी खोजने के लिए इंटरनेट का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। जब भी संभव हो अधिक से अधिक जानकारी देने के लिए ग्राहक से बात करते समय आपके सामने चेक या चेक की एक प्रति अवश्य रखें।
प्रक्रिया 6: नई प्राप्य
यदि उचित समय के बाद, आप अभी भी ग्राहक को आपके सिस्टम में नहीं पा सकते हैं, तो सिस्टम में एक नया प्राप्य बनाने के लिए नियंत्रक से पूछें, स्थिति के बारे में एक नोट जोड़ें और इस नए खाते की ओर चेक लागू करें। चेक की मात्रा के आधार पर, एक घंटे से अधिक समय बिताना उचित नहीं है या इसलिए धनराशि को उचित खाते में लागू करने की कोशिश कर रहा है। यदि आपके पास इनमें से कई आइटम हैं, तो बिक्री विभाग के कर्मचारियों से मिलकर निर्धारित करें कि इस समस्या के पीछे क्या है और इसे ठीक करने का प्रयास करें।
