सगाई पत्र कैसे लिखें। आमतौर पर, लेखाकार सगाई पत्र का उपयोग करते हैं, लेकिन वे किसी भी छोटे व्यवसाय सेवा स्वामी को लाभान्वित कर सकते हैं क्योंकि वे अनिवार्य रूप से एक पत्र के रूप में अनुबंधित होते हैं। यह एक व्यावसायिक संबंध में प्रवेश करने की वैधता को कम भयभीत कर सकता है, खासकर यदि आप अन्य छोटे व्यवसायों के साथ काम करते हैं। एक मजबूत सगाई पत्र लिखने के लिए इन चरणों का पालन करें।
एक परिचय प्रदान करके बताएं कि यह एक सगाई पत्र है और इसका उद्देश्य आपके और आपके ग्राहक के बीच हुए समझौते को समझना है। पहचानें कि हर कोई कौन है, अर्थात्, "मैं, बिल स्मिथ, न्यूयॉर्क राज्य में एक प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार है, जो एक्मे विजेट मेकर्स के लिए निम्नलिखित परियोजना को पूरा करने का प्रस्ताव कर रहा है।"
आपके द्वारा प्रदान की जा रही सेवाओं के दायरे को परिभाषित करें। अपने ग्राहक के लिए यह स्पष्ट कर दें कि आप क्या करेंगे और आपके द्वारा की गई चर्चा के आधार पर नहीं करेंगे। कार्यों की बुलेटेड सूची का उपयोग करने पर विचार करें ताकि यह बिल्कुल स्पष्ट हो कि परियोजना में क्या शामिल है।
परियोजना को कवर करने की समय अवधि शामिल करें। आप नियत तारीख को लाल रंग में उजागर करना चाह सकते हैं ताकि सभी को स्पष्ट हो जाए कि किस तिथि को काम पूरा होना है। यदि आपके ग्राहक से पूर्व स्वीकृति प्राप्त किए बिना परियोजना में देरी हो रही है तो शुल्क के बारे में चर्चा करें।
सगाई पत्र के पैसे अनुभाग पर जाएं। आप बिल कैसे बनाते हैं, इसके बारे में बहुत विशिष्ट रहें अपनी प्रति घंटा की दर दें और बताएं कि आप प्रगति के ग्राहक को कैसे सूचित करेंगे। यदि आप एक फ्लैट दर चार्ज करते हैं, तो परियोजना लागत को लाल रंग में हाइलाइट करें।
मध्यस्थता नीतियों के बारे में बात करें यदि आपको लगता है कि यह उचित है। आपको उद्योग-विशिष्ट मुद्दों का भी उल्लेख करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक सीपीए, उन सेवाओं का उल्लेख करना चाहता है जो वह परियोजना पर उपलब्ध नहीं कराएगा यदि वह अपने मानक कर तैयारी प्रोटोकॉल से विचलित होता है।
आप और आपके ग्राहक के लिए हस्ताक्षर लाइनों के साथ अपने पत्र को समाप्त करें। अपने व्यक्तिगत नाम और अपने संपर्क के नाम को दो पंक्तियों के साथ-साथ लिखें। फिर "के लिए" लिखें और दो और लाइनें बनाएं जहां आप कंपनी के नाम टाइप करते हैं। हस्ताक्षर की तारीख के लिए लाइनें भी शामिल करें।
विभिन्न व्यावसायिक स्थितियों के लिए सगाई पत्र टेम्पलेट लिखें। आप उन्हें क्लाइंट, प्रोजेक्ट या सर्विस पैकेज द्वारा वर्गीकृत कर सकते हैं।
टिप्स
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अपने देर से भुगतान की नीतियों को अपने सगाई पत्र में एक अलग पैराग्राफ में लिखें ताकि यह बाहर खड़ा हो। हमेशा सगाई पत्र की दो प्रतियों पर हस्ताक्षर करें और ग्राहक के लिए एक स्व-संबोधित, मुद्रांकित लिफाफा शामिल करें, एक प्रति अपने हस्ताक्षर के साथ आपको वापस भेजें। अपनी फ़ाइल में सगाई पत्र की तीसरी प्रति रखें, जब आप हस्ताक्षरित प्रति के लौटने की प्रतीक्षा कर रहे हों।
