आंतरिक नियंत्रण चेक और संतुलन की एक प्रणाली प्रदान करते हैं जो जानबूझकर या अनजाने डेटा प्रविष्टि त्रुटियों, धोखाधड़ी और चोरी को रोकने के लिए काम करते हैं। एक मजबूत आंतरिक नियंत्रण प्रणाली को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कोई भी कर्मचारी या कर्मचारियों का समूह नकदी प्रवाह, वित्तीय डेटा, इन्वेंट्री और अन्य व्यावसायिक परिसंपत्तियों पर बहुत अधिक नियंत्रण या प्रभाव नहीं रखता है। अपने व्यवसाय की रक्षा करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है, कर्तव्यों को अलग करना।
अलग-अलग असंगत कर्तव्य
कर्तव्यों का पूर्ण पृथक्करण असंगत कार्यों को अलग करता है - ऐसे कार्य या गतिविधियां जो त्रुटियों, धोखाधड़ी या चोरी दोनों को छिपाने और छिपाने के लिए एक या अधिक कर्मचारियों के लिए अवसर प्रदान करती हैं। आंतरिक लेखा परीक्षक संस्थान संपत्ति, प्राधिकरण और अनुमोदन, और रिकॉर्डिंग और रिपोर्टिंग को असंगत कर्तव्यों की तीन प्रमुख श्रेणियों के रूप में पहचानता है। IIA के अनुसार, वर्कफ़्लो जिम्मेदारियों को किसी भी एक व्यक्ति को वित्तीय और भौतिक परिसंपत्तियों के लिए लेखांकन की पहुँच और ज़िम्मेदारी दोनों होने से रोकना चाहिए।
चोरी और धोखाधड़ी रोकें
पेरोल और क्रय दो क्षेत्र हैं जिन्हें कर्तव्यों के अलगाव की आवश्यकता होती है। पेरोल विभाग में, भूत कर्मचारियों को रोकें - पेरोल प्रणाली पर दर्ज कोई व्यक्ति, लेकिन जो आपके लिए काम नहीं करता है - यह सुनिश्चित करके कि कर्मचारी की व्यक्तिगत और वित्तीय जानकारी एकत्र करने और बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति भी पेरोल की प्रक्रिया नहीं करता है। ऑर्डर प्रविष्टि और प्राधिकरण कर्तव्यों को अलग करके अनधिकृत खरीद या विक्रेता पक्षपात के खिलाफ गार्ड।
त्रुटियों को कम करें
कर्तव्यों का अलगाव अनजाने में हुई त्रुटियों को कम करने में मदद कर सकता है जो आपकी नीचे की रेखा को प्रभावित करते हैं। एक टीम लीडर या सुपरवाइज़र की नियुक्ति की समीक्षा करना और लेनदेन की तुलना सहायक दस्तावेज से करना, जैसे कि कर्मचारी समय कार्डों की तुलना पेरोल रिपोर्ट करना, एक सामान्य उदाहरण है। जिस तरह से प्रवेश और प्राधिकरण कर्तव्यों की चोरी और धोखाधड़ी के मामलों के खिलाफ गार्ड, इन कर्तव्यों को अलग करते हैं - और व्यक्ति को प्राधिकारी जिम्मेदारियों के साथ डबल-चेक योगों की आवश्यकता होती है - यह भी डेटा प्रविष्टि त्रुटियों को कम कर सकता है।
लघु-व्यवसाय संबंधी विचार
केवल कुछ कर्मचारियों या तंग हायरिंग बजट वाले छोटे व्यवसाय हमेशा पूर्ण अलगाव प्राप्त नहीं कर सकते। इस मामले में, शमन नियंत्रण आवश्यक हैं। भले ही निवारक के बजाय क्षतिपूर्ति नियंत्रण "जासूस" हो, फिर भी वे उचित आश्वासन प्रदान कर सकते हैं कि विभाग जोखिम शमन उद्देश्यों को पूरा कर रहा है। उदाहरण के लिए, दैनिक और साप्ताहिक रिपोर्टों की समीक्षा करना, नियमित रूप से कर्तव्यों को घुमाना, वित्तीय लेनदेन के अघोषित स्पॉट-चेक या एक घोषित भौतिक सूची की गणना, और द्वि-वार्षिक आंतरिक ऑडिट का समय निर्धारण करना सभी अच्छे जासूसी नियंत्रण हैं।
