कर्तव्यों का नकद अलगाव कर्मचारियों द्वारा आकस्मिक और जानबूझकर धन हानि के जोखिम को कम करने के लिए एक रणनीति है। किसी व्यक्ति को किसी कंपनी से नकदी चोरी करने की सबसे अधिक संभावना है, काम के माहौल में एक दीर्घकालिक कर्मचारी है जिसमें कर्तव्यों के अलगाव का अभाव है। बड़े निगमों में कर्तव्यों का नकद पृथक्करण सबसे आम है, लेकिन छोटे व्यवसाय भी कर्तव्यों के न्यूनतम अलगाव से लाभान्वित हो सकते हैं या प्रबंधक पूरी तरह से निरीक्षण कर सकते हैं और नकद कर्तव्यों की समीक्षा कर सकते हैं। एक नकद व्यवसाय में कर्तव्यों के उचित अलगाव को प्राधिकरण, हिरासत, रिकॉर्डिंग और सामंजस्य की आवश्यकता होती है।
प्राधिकरण
हिरासत की श्रृंखला में प्राधिकरण पहला कदम है। केवल एक व्यक्ति एक कर्तव्य करने के लिए अधिकृत है। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति मेल और चेक प्राप्त कर सकता है, लेकिन उसे चेक को अपनी हिरासत में नहीं रखना चाहिए, उन्हें रिकॉर्ड करना चाहिए या उस बही को समेटना चाहिए, जिस पर चेक दर्ज किए गए थे। इसके अतिरिक्त, वह जमा को अधिकृत या तैयार कर सकता है, लेकिन वह पैसा जमा करने के लिए बैंक नहीं जा सकता है। कभी-कभी, एक छोटे व्यवसाय में, जो व्यक्ति एक चेक को अधिकृत करता है वह इसे तभी समेट सकता है जब कोई अन्य कर्मचारी या प्रबंधक जमा करता है और उसे रिकॉर्ड करता है।
हिरासत
हिरासत की लंबाई कर्तव्य पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, ज्यादातर मामलों में आठ घंटे की शिफ्ट के लिए पैसे लेने वाले कैशियर को अपने स्वयं के नकदी दराज को समेटना नहीं चाहिए। उसके लिए अपने अंतिम दिन के योगों को गिनना और रिकॉर्ड करना स्वीकार्य होगा, लेकिन एक बेहतर व्यक्ति को प्राप्तियों के खिलाफ नकदी को सत्यापित करने के लिए योगों को समेटना चाहिए। यह सुनिश्चित करता है कि सभी पैसे का हिसाब है और कोई भी गायब नहीं है।
रिकॉर्डिंग
रिकॉर्डिंग वह नकद शुल्क है जो एक प्रबंधक या कर्मचारी को कंपनी की लेखा पुस्तकों पर भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक रूप से नकद कुल दर्ज करने की आवश्यकता होती है। यह नकद शुल्क एक पेपर ट्रेल सुनिश्चित करता है जो पैसे का अनुसरण करता है। हमारे पिछले उदाहरण में, कैश ड्रॉयर को समेटने वाले प्रबंधक को नकदी जमा करने या नकदी को हाथ में रिकॉर्ड करने के लिए एक और प्रबंधक मिलना चाहिए। जब कई लोग नकदी संभाल रहे हैं, तो हिरासत की श्रृंखला के दौरान कर्तव्यों को अलग करना आवश्यक है।
सुलह
नकद कर्तव्यों के अलगाव और हिरासत की श्रृंखला में सुलह अंतिम चरण है। यह सुनिश्चित करता है कि जो कोई भी व्यक्ति नकदी, चेक या जमा के लिए सही तरीके से पैसा संभालेगा। जब एक प्रबंधक या कर्मचारी दिन या सप्ताह के लिए नकद योगों को समेटता है, तो यह व्यवसाय को लेखांकन में किसी भी त्रुटि को पकड़ने या संभावित आंतरिक चोरी का पता लगाने का अवसर प्रदान करता है। व्यवसाय में हमेशा एक अलग व्यक्ति होना चाहिए जो प्राप्त, संभाला या रिकॉर्ड किए गए धन से सामंजस्य स्थापित करता है।
