संगठन जानकारी इकट्ठा करने के लिए प्रश्नावली बनाते हैं जो दक्षता और लाभप्रदता बढ़ाने में मदद करता है। वे पहले किसी फ़ोकस को निर्धारित करके और फिर उस फ़ोकस के इर्द-गिर्द सवाल पैदा करते हैं। प्रश्नावली ग्राहकों, कर्मचारियों या संभावित बाजार खंडों को दी जाती है। ये लोग उन्हें भरते हैं, उन्हें वापस करते हैं और जवाब लम्बे होते हैं। संगठन प्रश्नावली के परिणामों से मिली जानकारी के आधार पर कंपनी के भविष्य के बारे में निर्णय लेते हैं।
प्रश्नावली के लिए एक फोकस चुनें। प्रश्नावली के मुख्य लक्ष्यों को निर्धारित करें, विशिष्ट प्रकार की जानकारी जिसे आप एकत्र करना चाहते हैं, और इन क्षेत्रों के आसपास प्रश्न बनाने पर ध्यान केंद्रित करें।
निर्धारित करें कि आप किसे सर्वेक्षण वितरित करेंगे। सर्वेक्षण के लिए आप जिन लोगों का चयन करते हैं, उनके हितों या चिंताओं से संबंधित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि ध्यान ग्राहक की जरूरतों या संतुष्टि की जानकारी का पता लगाना है, तो यह वर्तमान ग्राहकों को दिया जाएगा।
महत्वपूर्ण विवरण के साथ प्रश्नावली शुरू करें। सर्वेक्षण फॉर्म के शीर्ष पर प्रश्नावली के उद्देश्य को शामिल करें, साथ ही सभी प्रश्नों को पूरा करने में अपेक्षित समय लगेगा।
प्रश्न विकसित करें। ऐसे प्रश्न चुनें जो सीधे फोकस से संबंधित हों। प्रश्नों को तार्किक, अनुक्रमिक क्रम में रखें। प्रश्न बहुविकल्पीय हो सकते हैं या रेटिंग के पैमाने हो सकते हैं। एक रेटिंग पैमाना ग्राहक को उत्पादों और सेवाओं के बीच एक जवाब चुनकर रेट करने के लिए कहता है, उदाहरण के लिए 1 और 5 जहां "1" दृढ़ता से असहमत होता है और "5" मजबूती से सहमत होता है। प्रश्नों को स्पष्ट, समझने में आसान और उत्तर देने में आसान बनाएं। इन प्रश्नों में से किसी एक प्रारूप का उपयोग करने से उत्तरों के मिलान की प्रक्रिया आसान हो जाती है।
एक टिप्पणी लाइन छोड़ें। सभी प्रश्नों के नीचे, उत्तरदाताओं को किसी भी तरह से टिप्पणी करने की अनुमति देने वाली एक पंक्ति छोड़ दें। यह उन्हें प्रश्नावली में सूचीबद्ध नहीं की गई चीज़ के बारे में टिप्पणी या चिंता देने की अनुमति देता है।
उत्तरदाताओं को धन्यवाद। प्रश्नावली के अंत में, प्रश्नावली को पूरा करने के लिए प्रतिभागियों को धन्यवाद दें और प्रपत्र वापस करने के लिए निर्देश और समय सीमा की जानकारी प्रदान करें।
रूपों को वितरित करें। निर्धारित करें कि फॉर्म कैसे वितरित किए जाएंगे, और तदनुसार इसे संभालें। सभी रूपों को सौंप दिए जाने के बाद, उनमें से केवल एक हिस्सा आम तौर पर वापस आ जाता है। समय सीमा की तारीख के बाद, परिणामों को टैली करें।
