लेखक और स्तंभकार हार्वे मैकके ने एक बार कहा था, "यदि आप योजना बनाने में विफल रहते हैं, तो आप असफल होने की योजना बनाते हैं।" कहीं यह परियोजना प्रबंधन की तुलना में अधिक सच है। एक सफल प्रोजेक्ट लीडर को लोगों की एक विविध टीम के साथ काम करते समय कई गेंदों को टकराने में सक्षम होना चाहिए, और रणनीतिक योजना, मूल्यांकन और माप यह सभी के दिल में है। यदि आप एक सावधानीपूर्वक योजना बनाते हैं, तो अपनी टीम से स्पष्ट रूप से संवाद करें और प्रगति के रास्ते को मापें, एक सफल परियोजना का मार्ग लगभग तय है।
अपने उद्देश्यों को परिभाषित करें। इससे पहले कि आप किसी भी परियोजना का नेतृत्व करना शुरू कर सकें, आपको अपने ग्राहक के साथ मिलकर काम करना होगा, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप उसी पृष्ठ पर हैं जब यह आता है कि अंतिम सुपुर्दगी से क्या अपेक्षित है, और यह कि ग्राहक की अपेक्षाएँ उचित हैं। एक प्रोजेक्ट डेफिनिशन डॉक्यूमेंट बनाएं, जो एक टॉपलाइन अवलोकन देता है, सहमत हुए उद्देश्यों को बताता है और इसमें प्रोजेक्ट स्कोप, किसी भी तरह की धारणाएं और जोखिम शामिल हैं, आप प्रोजेक्ट से संपर्क करने की योजना कैसे बनाते हैं, आपके संगठन के कौन से टुकड़े अंततः प्रोजेक्ट और अनुमानित लागत और अवधि का अनुमान। प्रायोजकों या ग्राहकों और किसी भी प्रमुख हितधारकों द्वारा हस्ताक्षरित इस दस्तावेज के बिना एक परियोजना शुरू न करें।
योजना, योजना और कुछ और योजना। “सफल प्रोजेक्ट मैनेजमेंट” के लेखक जैक गिडो और जेम्स क्लेमेंट्स कहते हैं कि, “प्रोजेक्ट की शुरुआत से पहले एक अच्छी तरह से सोची-समझी योजना विकसित करने के लिए समय निकालना किसी भी प्रोजेक्ट की सफल उपलब्धि के लिए महत्वपूर्ण है।” अपनी प्लानिंग शुरू करें। छोटी बाल्टियों की एक श्रृंखला में परियोजना को तोड़कर, प्रत्येक के भीतर कार्यों की पहचान करना। नियोजन में स्पष्ट मील के पत्थर शामिल करें, जो इस बात का आकलन करने में आपकी मदद करेंगे कि आप परियोजना की प्रगति पर हैं या नहीं। लागतों को शामिल करें जो आप प्रत्येक चरण को लागू करेंगे, और प्रत्येक कार्य के लिए अनुमानित मानव घंटे।
मैन घंटे और कौशल के आधार पर प्रोजेक्ट पर काम करने के लिए एक टीम को इकट्ठा करना आवश्यक है जिसे आपने योजना प्रक्रिया के दौरान पहचाना था। स्पष्ट रूप से समग्र लक्ष्यों, उद्देश्यों, कार्यक्षेत्र और बजट के साथ-साथ परियोजना में उनकी व्यक्तिगत भूमिकाओं का भी संचार करें। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक टीम के सदस्य के पास काम करने के लिए बजट और संसाधन हों। आवश्यकतानुसार RACI चार्ट का उपयोग करें ताकि यह स्पष्ट हो सके कि प्रत्येक मील का पत्थर के लिए कौन जिम्मेदार है या जवाबदेह है, साथ ही कौन योगदानकर्ता हैं और किसे प्रगति की सूचना दी जानी चाहिए।
टीम के साथ नियमित संचार के लिए शेड्यूल बनाएं। लंबी अवधि की परियोजनाओं के लिए, प्रति माह एक औपचारिक टीम की बैठक पर्याप्त हो सकती है, जो परियोजना के बढ़ने पर प्रत्येक सप्ताह में एक बार चलती है। किसी परियोजना के अंतिम हफ्तों में, आप पा सकते हैं कि दैनिक बैठकें आवश्यक हैं। प्रश्नों का उत्तर देने के लिए प्रत्येक और प्रत्येक टीम के सदस्य के लिए हर समय सुलभ रहें।
अक्सर परियोजना की प्रगति को मापें। आपका काम बजट के भीतर और हितधारकों की उम्मीदों पर समय पर परियोजना को पूरा करना है। हालांकि, कई परियोजनाएं बजट ब्लोट और स्कोप रेंगना से पीड़ित हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट फर्म Method123 के लेखक और सीईओ जेसन वेस्टलैंड का कहना है कि प्रोजेक्ट बजट प्रोजेक्ट का एक जीवित हिस्सा होना चाहिए, जिसे आप टीम के साथ निरंतर आधार पर और परियोजना के जीवन भर के प्रमुख हितधारकों के साथ समीक्षा करते हैं। यदि आप नियमित रूप से प्रगति का आकलन करते हैं और अपनी टीम के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करते हैं, तो आपको बजट और गुंजाइश के साथ समस्याओं की पहचान करने और आवश्यक सुधार करने में सक्षम होना चाहिए।
