जब आपने अपनी नौकरी स्वीकार कर ली, तो मानव संसाधन विभाग या आपके पर्यवेक्षक ने आपके कार्यक्रम पर चर्चा की, और संभावना है कि आप उनके द्वारा प्रस्तावित घंटों के लिए सहमत हैं। जिस समय आपने शेड्यूल स्वीकार किया, उस समय आपके पास यह जानने का कोई तरीका नहीं था कि आपकी परिस्थितियाँ बदल जाएंगी या आप बस उस समय काम करने में सक्षम नहीं होंगे, जिस समय आप सहमत हुए थे। यदि आपको लगातार देर हो गई है या यदि आपकी व्यक्तिगत परिस्थितियों की आवश्यकता है कि आप बाद में काम करने के लिए रिपोर्ट करते हैं, तो अपने पर्यवेक्षक से लिखित में बाद के समय के लिए पूछना एक अच्छा विचार है। लिखित अनुरोध सबमिट करने से आपके अनुरोध का एक औपचारिक रिकॉर्ड बनता है कि आपका अनुरोध अस्वीकृत हो गया है या यदि आपका शेड्यूल बदलता है और आपको इसके प्रमाण की आवश्यकता है।
देर से अनुमति पत्र के लिए औपचारिक पत्र प्रारूप का उपयोग करें
क्योंकि यह एक औपचारिक अनुरोध है, अपने लिखित अनुरोध को सही व्यावसायिक पत्र प्रारूप में लिखें। व्यापार पत्राचार आम तौर पर ब्लॉक प्रारूप में होता है, जिसका अर्थ है कि पैराग्राफ बाएं मार्जिन के साथ फ्लश हैं; पैराग्राफ को इंडेंट न करें। आपके पत्र की तारीख, पतेदार का नाम और पता, विषय पंक्ति, शरीर और समापन नमस्कार भी बाएं मार्जिन के साथ फ्लश हैं। आपकी विषय पंक्ति में आपका नाम, स्थिति और कर्मचारी संख्या शामिल होनी चाहिए यदि यह आपके सामाजिक सुरक्षा नंबर से अलग है - सुरक्षा कारणों से, अपने सामाजिक सुरक्षा को एक पत्र में शामिल न करें, जो किसी ऐसे व्यक्ति के डेस्क पर उतर सकता है जिसे इसे जानने की आवश्यकता नहीं है । इसके अलावा, अपने पत्र के लिए सफेद या ऑफ-व्हाइट पेपर का उपयोग करें, टाइम्स न्यू रोमन या कैलीबरी जैसे फ़ॉन्ट, और अपने पर्यवेक्षक और मानव संसाधन विभाग को उनकी प्रतियों के साथ प्रदान करने से पहले अपना नाम स्याही में हस्ताक्षर करें।
यदि आपका कार्यालय काफी हद तक कागज रहित है और ईमेल के माध्यम से संप्रेषित होता है, तो आप इसके बजाय आने वाले ईमेल को देर से तैयार कर सकते हैं। भाषा को औपचारिक रखें, या एक पत्र के रूप में अपना अनुरोध तैयार करें और इसके बजाय इसे ईमेल पर संलग्न करें।
सीधे अपने अनुरोध पर राज्य करें
पाठक के बजाय पूरे पत्र को स्कैन करने से पहले आपको अपने वास्तविक अनुरोध पर जाने की आवश्यकता है, आपके पत्र के पहले पैराग्राफ में अनुरोध को बताएं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "मैंने 14 जून, 2013 को प्रविष्टि विभाग के एजेंट के रूप में क्रय विभाग में काम करना शुरू किया, और 14 जून, 2018 को वरिष्ठ क्रय एजेंट को पदोन्नत किया गया। मेरा वर्तमान कार्य समय सुबह 8 बजे से है। शुक्रवार के माध्यम से शाम 5 बजे तक, सोमवार इस पत्र का उद्देश्य शेड्यूल परिवर्तन का अनुरोध करना है ताकि मेरे घंटे सुबह 6 बजे तक 9 हो जाएं ”
देर मत करो
एक सकारात्मक स्वर में अपने अनुरोध को फ़्रेम करें और "देर से" शब्द का उपयोग करने से बचें। यदि आप एक स्थायी शेड्यूल परिवर्तन का अनुरोध कर रहे हैं, तो आप अलग-अलग घंटों के लिए पूछ रहे हैं, हर दिन देर होने की अनुमति नहीं। और आप यह निवेदन नहीं कर रहे हैं कि आपके पर्यवेक्षक आपके काम के समय को उस समय तक कम कर दें, जिसमें आपको काम करने में देर हो रही है। यदि आपका अनुरोध एक परिमित अवधि के लिए है, तो बताएं कि "इस पत्र का उद्देश्य अनुसूची परिवर्तन का अनुरोध करना है ताकि, 1 अप्रैल से 30 अप्रैल तक, वर्ष डालें, मेरे घंटे सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक बन जाते हैं।"
एक ईमानदार कारण दीजिए
हालांकि अपने नियोक्ता के साथ ईमानदार रहना भी एक अच्छा अभ्यास है, यदि आप एक घंटे बाद आने का अनुरोध कर रहे हैं क्योंकि आप सुबह के व्यक्ति नहीं हैं और आप इसे समय पर नहीं बना सकते हैं, तो आप उस पर पुनर्विचार करना चाहते हैं आपके अनुरोध के लिए एक उचित आधार। लेकिन अगर आपका कारण यह है कि आपके पास व्यक्तिगत या पारिवारिक दायित्व हैं जो बेहतर हो सकते हैं यदि आपके पास काम करने के लिए अतिरिक्त समय है, तो संकेत दें। आपको बहुत व्यक्तिगत होने की आवश्यकता नहीं है; उदाहरण के लिए, अपने बच्चे को डे केयर से उठाकर या अपने पति के साथ कारपूलिंग करके, अनुरोध के लिए उचित आधार लगता है। आप न्यायाधीश हैं, हालांकि, इस बात पर आधारित है कि आपके पर्यवेक्षक या प्रबंधक के साथ आपके संबंध क्या हैं, और क्या उन्हें वास्तव में विशिष्ट कारण जानने की आवश्यकता है कि आप एक शेड्यूल परिवर्तन क्यों चाहते हैं।
मेक इट वर्थ द एंप्लॉयर जबकि
यदि आपका अनुरोध है क्योंकि आप लगातार देर से आए हैं और आप मानते हैं कि आपके विशिष्ट कार्यक्रम की तुलना में एक घंटे बाद आने से आपको समय पर काम करने की रिपोर्ट करने में मदद मिलेगी, तो समय पर काम करने के साथ अपनी चुनौतियों के बारे में स्पष्ट रहें। सुझाव दें कि यदि आपकी एक अलग समय-सारणी होती तो आपकी उपस्थिति में काफी सुधार होता। यह आपके नौकरी के प्रदर्शन के एक पहलू को संबोधित करने का एक तरीका है, और आप अपने पत्र में उल्लेख कर सकते हैं कि आप उपस्थिति के समस्या क्षेत्र को संबोधित करने के माध्यम से अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने के बारे में सक्रिय होने का प्रयास कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप वाक्य को शुरू कर सकते हैं, "मुझे लगता है कि नए काम के घंटे का व्यापार पर निम्नलिखित सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा …"
आश्वासन प्रदान करें
आप अपने पर्यवेक्षक को आश्वस्त करने की आवश्यकता महसूस कर सकते हैं कि आपका शेड्यूल परिवर्तन विभाग के संचालन या कार्यभार को संभालने की आपकी क्षमता को नकारात्मक रूप से प्रभावित नहीं करेगा। हो सकता है कि आपने अपने द्वारा प्राप्त किए गए ग्राहक कॉल को ट्रैक किया हो और ध्यान दें कि आपके सभी ग्राहक लगभग 9 बजे के बाद कॉल करते हैं, तो आप अपने पत्र में जोड़ सकते हैं कि आपने ग्राहक कॉल में चोटियों की निगरानी की है और शेड्यूल परिवर्तन से संगठन को लाभ हो सकता है। अपने पत्र में, आप यह भी बता सकते हैं कि आप अपने सभी निर्धारित कार्यों को पूरा करने के लिए कोई चुनौती नहीं देते हैं, जो आगे आश्वासन देता है कि आपने इसके माध्यम से सोचा है और निश्चित है कि परिवर्तन से समस्याएं नहीं होंगी।
जाँच करना
कार्यालय में देर से आने के लिए आपके पत्र का अंतिम पैराग्राफ आपके अनुरोध को पुनर्स्थापित करना चाहिए, और यदि शेड्यूल परिवर्तन एक स्थायी है, तो उस तारीख का सुझाव दें जिस पर आप परिवर्तन को प्रभावी करना चाहते हैं। यह पूछें कि क्या अतिरिक्त कागजी कार्रवाई है जिसे आपको शेड्यूल परिवर्तन को लागू करने के लिए पूरा करना होगा। यह आपको प्रतिक्रिया देने के लिए मानव संसाधन विभाग या आपके पर्यवेक्षक पर प्रतिक्रिया देता है, कम से कम कागजी कार्रवाई के बारे में। इसके अलावा, जब इस तरह से लिखा जाता है, तो यह उस पत्र की तुलना में अधिक सकारात्मक लगता है जो संकेत देते हैं कि आप अनिश्चित हैं अनुरोध स्वीकृत हो जाएगा। एचआर विभाग और पर्यवेक्षक को उनके विचार के लिए धन्यवाद दें और उन्हें बताएं कि आप अनुमोदन प्राप्त करने के लिए कब पालन करेंगे।
