ग्राहक सेवा नियमावली कैसे लिखें। ग्राहक सेवा मैनुअल लिखने से आपके कर्मचारियों को प्रक्रिया में कंपनी की नीति के खिलाफ हस्तक्षेप या जाने के बिना, अपने कर्मचारियों को अधिक आसानी से और उचित तरीके से काम करने में मदद मिलेगी। यह समझ में आता है कि किसी पेशेवर को मैनुअल लिखना पड़ता है, खासकर यदि आपके पास आधिकारिक दस्तावेज लिखने के साथ कोई पिछला अनुभव नहीं है। लेकिन कोई फर्क नहीं पड़ता कि कौन इसे लिखता है और मैनुअल कितना औपचारिक या अनौपचारिक है, ऐसे कई बिंदु हैं जिन्हें इसे उपयोगी और प्रभावी बनाने के लिए कवर किया जाना चाहिए।
जितने ग्राहक सेवा पुस्तिकाएँ पढ़ सकते हैं, उतने अपने हाथ से पढ़ें।कई कंपनियां अपने मैनुअल को ऑनलाइन पोस्ट करती हैं, या आप कंपनी के मुख्यालय को कॉल करके और एक प्रति का अनुरोध करके प्राप्त कर सकते हैं। यदि आप इस तरह से नहीं पा सकते हैं, तो जिन कंपनियों के लिए आपने पहले काम किया है, उनसे ग्राहक सेवा नियमावली की प्रतियां का अनुरोध करें।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप संभावित जवाबों के आधार पर कंपनी और कर्मचारियों को संभावित देयता से बचाने के लिए सही शब्दों को शामिल करना सुनिश्चित करने के लिए एक वकील के साथ परामर्श करें। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपको किसी कंपनी के लिए ग्राहक सेवा मैनुअल लिखना है जो सेवाओं या उत्पादों से संबंधित है जो खरीदारों के लिए संभावित रूप से खतरनाक हो सकता है।
उन शब्दों की एक सूची शामिल करें जिन्हें कर्मचारियों को कॉल करने के लिए कहने की अनुमति नहीं है। अधिकांश ग्राहक सेवा विभाग "I वादा" या "सुनिश्चित रूप से" जैसे वाक्यों को बड़ा नो-नोस मानते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि शब्द एक गारंटी का संकेत देते हैं और वास्तव में एक गंभीर समस्या में बदल सकते हैं यदि बाद में कंपनी उस कर्मचारी के साथ अनुपालन नहीं कर सकती जो उसने वादा किया था।
कर्मचारियों को उत्तर खोजने के लिए आसान बनाने के लिए ग्राहक सेवा नियमावली को अनुभागों में व्यवस्थित करें। ग्राहक मैनुअल के सबसे बड़े और सबसे महत्वपूर्ण वर्गों में शामिल होना चाहिए: कंपनी की नीतियां, प्रतिनिधियों के लिए सीमाएं और सबसे आम सवालों के विस्तृत जवाब। प्रत्येक कंपनी को प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए मुद्दों को कवर करने के लिए अतिरिक्त अध्याय की आवश्यकता हो सकती है, इसके उत्पादों से संबंधित विशेष सिफारिशें और चेतावनी।
एक शब्दावली सूची शामिल करें यदि कंपनी मुश्किल शब्दों का उपयोग करती है जो कर्मचारियों को कॉल करने के लिए समझाने की आवश्यकता हो सकती है। विशेष नीतियों के बारे में भी यही कहा जा सकता है, जिनके लिए विस्तृत स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है और नए श्रमिकों और ग्राहकों दोनों को भ्रमित कर सकती है।
टिप्स
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मैन्युअल को टेप रिकॉर्डर में बदलना आसान हो सकता है और फिर किसी ने आपके लिए एक प्रतिलेख बनाया है, खासकर यदि आप नीतियों को अच्छी तरह से जानते हैं, लेकिन विश्वास नहीं करते हैं कि आप मैनुअल को स्पष्ट, सरल तरीके से लिख सकते हैं।
