एक नीति और प्रक्रिया मैनुअल बनाना एक संगठन में स्थिरता के लिए स्पष्ट प्रोटोकॉल प्रदान करने में मदद करता है। नियोक्ता यह जानते हैं कि ड्रेस कोड से लेकर ग्राहक संबंधों तक के क्षेत्रों में स्वीकार्य व्यवहार क्या है। कर्मचारी इसे पढ़ते हैं और नियमावली पर हस्ताक्षर करते हैं, मैनुअल में स्थापित नीतियों के उल्लंघन के लिए किसी भी तरह के बदलाव को स्वीकार करते हैं। एक गैर-लाभकारी संगठन के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखते समय प्रमुख क्षेत्रों पर ध्यान दें।
फोकस के प्रमुख क्षेत्र
संगठन और प्रबंधन: इस खंड में, संगठन के मिशन और विज़न स्टेटमेंट को बताएं। राज्य के सचिव के साथ पंजीकृत के रूप में bylaws और निगमन के लेखों को शामिल करके गैर लाभ की स्थिति का विस्तार करें। संगठन के परिभाषित होने के बाद, प्रमुख प्रबंधन भूमिकाओं और कर्तव्यों का विस्तार करें। एक संगठनात्मक चार्ट सभी कर्मचारियों को यह समझने में मदद करता है कि कौन और क्या आदेश के लिए जिम्मेदार है।
मानव संसाधन: मानव संसाधन अनुभाग में, निदेशक मंडल की जिम्मेदारियों को परिभाषित करें कि स्वयंसेवकों की खेती और विकास कैसे किया जाता है और कर्मचारियों को कैसे प्रशिक्षित किया जाता है। मुआवजे के बारे में आचरण, प्रदर्शन रुब्रिक, लाभ और नियमों सहित कर्मियों की नीतियों को शामिल करें।
धन उगाहने: गैर-लाभकारी संस्थाओं को आंतरिक राजस्व सेवा के माध्यम से कर-मुक्त दर्जा दिया जाता है। यदि गैर लाभ स्वयं उचित रूप से आचरण नहीं करता है, तो यह स्थिति प्रतिवर्ती है। यह खंड अनुदान, दान, कॉर्पोरेट प्रायोजकों या घटनाओं सहित धन उगाहने के लिए उपयोग किए जाने वाले गैर-लाभकारी साधनों की व्याख्या करता है। वित्तीय प्रबंधन को भी समझाया जाना चाहिए, यह रेखांकित करते हुए कि कैसे बजट गैर-लाभकारी कार्यक्रमों की ओर जाता है और संचालन के लिए क्या जाता है।
कानून और नियम: गैर-लाभकारी कार्यों को प्रभावित करने वाले कानूनों, करों और नियमों की रूपरेखा। इनमें संगठन द्वारा संचालित वकालत और पैरवी गतिविधियों तक ही सीमित नहीं हैं।
नीतियों और प्रक्रियाओं का विकास करना
क्योंकि नीतियों और प्रक्रियाओं का मैनुअल लोगों को जवाबदेह ठहराने के लिए महत्वपूर्ण हो जाता है, इसलिए नीतियों को प्रारूप और टोन में लगातार तैयार करना महत्वपूर्ण है।
नीतियाँ: नीतियों के साथ एकरूपता बनाए रखने के लिए, एक टेम्पलेट का उपयोग करें। प्रत्येक पॉलिसी में सामग्री को बताते हुए पॉलिसी शीर्षक होना चाहिए। नीति के लिए एक उद्देश्य निर्धारित करें। नीतिगत उद्देश्य का एक उदाहरण हो सकता है, "धन उगाहने वाले आय के साथ राजकोषीय जिम्मेदारी सुनिश्चित करना।" यदि कोई कानून या क़ानून है, जो नीति से संबंधित है, तो इसे आवश्यकता के अतिरिक्त सत्यापन प्रदान करने के लिए कहें।
पॉलिसी के दायरे को परिभाषित करें। इसमें यह शामिल हो सकता है कि पॉलिसी सभी से संबंधित है, बोर्ड के सदस्य, या केवल एक निश्चित समूह जैसे कि धन उगाहने वाली टीम। बड़े संगठनों के लिए, विशिष्ट नीति के लिए जिम्मेदार पार्टी के नाम और संपर्क नंबर को शामिल करें। उदाहरण के लिए, लॉबीइंग नियमों और विनियम नीतियों के बारे में जानकारी के साथ कानूनी परामर्शदाता संपर्क जानकारी को सूचीबद्ध करें।
प्रक्रियाएं: सरल चरणों में कैसे समझा जाता है। जबकि नीतियों और प्रक्रियाओं को कुछ परिदृश्यों में जोड़ा जा सकता है, आमतौर पर प्रक्रियाएं महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं के लिए एक अलग अनुभाग होती हैं। प्रमुख प्रक्रियाओं और समस्या निवारण क्षेत्रों की पहचान करें। इसमें उद्घाटन और समापन प्रक्रियाएं शामिल हैं। कंप्यूटर, पासवर्ड या अन्य तकनीकी समस्याओं का निवारण करने के लिए प्रक्रियाओं का विकास करना। बढ़े हुए ग्राहक समस्याओं के लिए प्रक्रियाएँ बनाएँ। किसी भी कर्तव्य को किया जाता है जिसमें स्थिरता की आवश्यकता होती है या इसमें स्टाफ सदस्य हो सकते हैं जो सवाल करते हैं कि यह मैनुअल में उल्लिखित प्रक्रिया है।
लगातार प्रक्रियाएं श्रम के समय को बचाती हैं क्योंकि कर्मचारियों के पास नेतृत्व या सहायता सहायता या हस्तक्षेप के बिना चीजों को प्राप्त करने के लिए संसाधन होते हैं।
