आप कभी नहीं चाहते हैं कि आपका आउटगोइंग फैक्स रिसाइकल बिन में खत्म हो जाए, लेकिन अगर इसे सही तरीके से संबोधित नहीं किया गया तो यह खत्म हो सकता है। हमेशा अपने इच्छित प्राप्तकर्ता की जानकारी के साथ एक कवर शीट शामिल करें ताकि आपके फैक्स को समय पर वितरित किया जा सके।
अपना खुद का टेम्प्लेट बनाना आसान और बेहतर है क्योंकि आप इसे अपनी कंपनी की जरूरतों के लिए अनुकूलित कर सकते हैं। एक बार जब आप अपना मूल डिज़ाइन चुन लेते हैं, तो आप अपनी कंपनी का लोगो शामिल कर सकते हैं और / या व्यक्तियों और विभागों के लिए फ़ैक्स कवर शीट को निजीकृत कर सकते हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कागज़
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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (या अन्य वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम)
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कंप्यूटर
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मुद्रक
अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में एक नया रिक्त टेम्प्लेट खोलें।
एक बहुत स्पष्ट फ़ॉन्ट चुनें। कभी-कभी फैक्स ट्रांसमिशन धुंधला हो सकता है या प्राप्त फैक्स मशीन पर स्याही कम हो सकती है, इसलिए जितना संभव हो सके फैक्स कवर शीट बनाना महत्वपूर्ण है। "एरियल" एक सरल और स्पष्ट फ़ॉन्ट है।
शीर्षक को "FAX" या "FAX COVER SHEET" के रूप में शीर्षक बड़े अक्षरों में लिखें; बड़े आकार के फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
अपनी कंपनी का नाम और पता हेडर के नीचे छोटे आकार के फ़ॉन्ट में शामिल करें।
निम्नलिखित के लिए अलग लाइनों का उपयोग करें:
दिनांक: **** से: *___ सेवा मेरे: *___ __ कंपनी: * ____ कवर सहित पृष्ठों की संख्या: * **** फैक्स नंबर:_**** _
आप यह भी रेखांकित कर सकते हैं, जैसा कि ऊपर दिखाया गया है, उपयोगकर्ता को इंगित करने के लिए जहां उसे जानकारी भरनी चाहिए।
मुख्य शरीर "मेमो" या "संदेश" शीर्षक। अपने टेम्पलेट को सहेजना सुनिश्चित करें।
आवश्यकतानुसार प्रिंट करें। आपने अपनी फ़ैक्स कवर शीट पूरी कर ली है।
टिप्स
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यदि आपके पास कंपनी का लोगो या डिज़ाइन है और आपका वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम आपको चित्र जोड़ने देगा, तो यह एक अच्छा स्पर्श जोड़ता है।
आप चाहें तो नीचे "कृपया रीसायकल" जैसे नोट जोड़ सकते हैं।
चेतावनी
यदि फ़ैक्स नंबर या पता जैसी किसी भी कंपनी की जानकारी बदल गई है, तो अपनी फ़ैक्स शीट को अपडेट रखना सुनिश्चित करें।
ध्यान दें कि फैक्स जरूरी है या नहीं।
