प्रक्रिया सुधार एक संगठन में परिचालनों की संरचना को परिष्कृत करके व्यावसायिक हितों को आगे बढ़ाने का कार्य है, जैसा कि समस्याओं को विलक्षण रूप से हल करने के लिए है। केवल यह देखने के बजाय कि क्या हो रहा है, स्टाफ को इस बात की जांच करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है कि हालात कैसे बन रहे हैं, वर्तमान परिस्थितियों को प्रभावित करने वाले सभी परिधीय तत्वों को ध्यान में रखते हुए। प्रक्रिया में सुधार दोष खोजने या दोष देने से ध्यान हटाने और बेकार गतिविधियों को खत्म करने और उत्पादकता को कारगर बनाने के लिए एक टीम के रूप में काम करने की ओर बढ़ता है।
चुनौतियां
इस विचार को एक संगठनात्मक रणनीति पर लागू करने में सबसे अधिक प्रयास करने वाले कार्यों में से एक, प्रतिस्पर्धा के बजाय सहयोग की मानसिकता अपनाने के लिए कर्मचारियों को प्रोत्साहित कर रहा है। कंपनी के व्यापक प्रतिमान को लागू करने में शीर्ष नेता आवश्यक हैं। इसके लिए अधिकांश लोगों के दिमाग में जिस तरह से व्यापार किया जाता है, उसमें एक बड़े बदलाव की आवश्यकता होती है। प्रक्रिया में सुधार का महत्व एक विचार है जिसे स्वीकार किया जाना चाहिए, और नीचे से, शीर्ष पर।
एक टीम का चयन
प्रक्रिया में सुधार की शुरुआत यह तय करने से होती है कि किस चीज को बेहतर बनाया जाना चाहिए और एक वांछित परिणाम स्थापित करना चाहिए। अगला व्यक्तियों की एक टीम का चुनाव करना है जो विशेष रूप से इच्छित उद्देश्य के लिए उपयुक्त है। अक्सर, एक दस्तावेज को औपचारिक रूप से टीम के अधिकार की पहचान करने के लिए दर्ज किया जाता है और कंपनी के लक्ष्यों का पीछा करने के लिए क्या साधन हैं।
प्रक्रिया सरलीकरण
ऑपरेशन की वर्तमान पद्धति को फिर से आरेखित किया जाता है, जो एक प्रक्रिया की शुरुआत से उसके खत्म होने तक होने वाली सभी प्रासंगिक घटनाओं की एक विस्तृत तस्वीर का निर्माण करता है। यह टीम के सदस्यों को एक व्यापक दृष्टिकोण से संचालन देखने और उत्पादन को बाधित करने वाली किसी भी बेकार गतिविधियों को खत्म करने की अनुमति देता है। जानकारी के कुछ बिंदुओं का चयन किया जाता है जिसके द्वारा आंकड़ों को एकत्रित किया जाता है जिसकी तुलना सुधार की निगरानी के लिए बाद की रीडिंग के मुकाबले की जाएगी। टीम तब निर्धारित करती है कि ऑपरेशन के मौजूदा तरीके वांछित परिणाम और कॉर्पोरेट मिशन के साथ समवर्ती हैं या नहीं।
प्लान-डू-चेक-एक्ट साइकिल
टीम प्रक्रिया के भीतर कुछ कठिनाइयों के आधार कारणों की पहचान करने के लिए मंथन करती है। इसके बाद इन कारणों को देखते हुए सुधार की एक संभावित योजना तैयार की जाएगी। परिवर्तनों को लागू करने के बाद, समूह फिर सुधार के लिए परीक्षण करता है। वर्तमान जानकारी के साथ पहले एकत्र किए गए डेटा की तुलना करके, टीम के सदस्य यह पहचान सकते हैं कि समायोजन ने कंपनी को वांछित परिणामों के करीब ले जाया है या नहीं। सफल होने पर, यह अभी भी स्थापित होना चाहिए कि परिवर्तन व्यावहारिक है। यदि नहीं, तो टीम प्रक्रिया को परिष्कृत करने के लिए नियोजन चरण में लौट सकती है। यदि परिवर्तन संभव है, तो समूह नई प्रक्रिया के साथ जारी रख सकता है जब तक कि आगे संशोधन आवश्यक न हो या यह पता लगाने के लिए पहचान चरण में न लौटें कि विधि को और कैसे परिष्कृत किया जा सकता है।
निष्कर्ष
गुणवत्ता निरंतर सीखने का एक उत्पाद है। एक ऑपरेशन की संरचना पर ध्यान केंद्रित करने से पता चलता है कि प्रत्येक व्यक्ति और विभाग किसी दिए गए सिस्टम को बनाए रखने में कैसे योगदान देता है। हमारी समझ के स्तर के साथ ही प्रभावशीलता बढ़ती है। और जिस तरह से व्यापार किया जाता है उसका विस्तार जारी है, इसलिए चुनौतियों की पहचान करने और समाधान खोजने के विचारों को स्वीकार करना चाहिए।
