बुनियादी लेखांकन कार्य केवल महत्वपूर्ण जीवन कौशल नहीं हैं; वे एक व्यवसाय के उचित प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण हैं। अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखना आवश्यक है, समय के साथ विकास और प्रगति का वर्णन करने में सक्षम होना और कंपनी के निवेशकों या उधार देने वाले संस्थानों के प्रति जवाबदेह होना। यह जानना हमेशा महत्वपूर्ण होता है कि कितना पैसा खर्च किया गया, किस और कब के लिए। इस जानकारी को हाथ में रखने और एक संगठित तरीके से संग्रहीत करने से कंपनियों और समूहों के लिए यह जानना आसान हो जाता है कि वित्तीय रूप से क्या काम कर रहा है और भविष्य में सुधार सुनिश्चित करने के लिए क्या बदलना पड़ सकता है।
लेखांकन के कार्यों का अवलोकन
लेखांकन के तीन प्रमुख कार्य हैं:
- व्यवसाय की वित्तीय गतिविधियों से संबंधित डेटा का संग्रह और भंडारण। सूचना को स्रोत दस्तावेजों से इकट्ठा किया जाता है, पहले पत्रिकाओं में दर्ज किया जाता है, फिर खाताधारकों को पोस्ट किया जाता है, या तो मैन्युअल रूप से या लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ।
- प्रबंधकीय रिपोर्ट, वित्तीय विवरण, रणनीतिक योजना और निर्णय लेने के लिए उपयोग की जा सकने वाली जानकारी की आपूर्ति करने के लिए।
- प्रभावी ढंग से, कुशलतापूर्वक और सटीक रूप से रिकॉर्ड करने और डेटा को संसाधित करने के लिए नियंत्रण प्रदान करने के लिए।
व्यवसाय में लेखांकन की भूमिका
लेखांकन व्यवसाय में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। व्यापक रिकॉर्ड-कीपिंग निवेशकों या उधार देने वाली संस्थाओं को त्रैमासिक रिपोर्ट के लिए, सटीक वित्तीय रिपोर्ट प्रदान करने की क्षमता सुनिश्चित करती है, जिसकी आवश्यकता ऑडिट के दौरान हो सकती है। वार्षिक या त्रैमासिक कर फाइलिंग से लेकर ऑडिट और क्रेडिट के लिए आवेदनों तक सभी को विस्तृत वित्तीय विवरणों की आवश्यकता होगी। यह केवल सावधानीपूर्वक लेखांकन रिकॉर्ड के रखरखाव से है कि यह जानकारी जरूरत पड़ने पर आसानी से उपलब्ध हो सकती है।
किसी व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य के पहलुओं का विश्लेषण करने में सक्षम होना जैसे कि नकदी प्रवाह, लाभप्रदता और बकाया ऋण कंपनी चलाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। हाथ में इस जानकारी के साथ, प्रबंधक या मालिक यह निर्धारित कर सकते हैं कि उनके व्यवसाय के लिए क्या काम कर रहा है और क्या नहीं, साथ ही वे किन क्षेत्रों में काम कर रहे हैं ताकि कंपनी के समग्र वित्तीय स्वास्थ्य में सुधार हो सके।
एक विशेष प्रकार का लेखांकन जिसे प्रबंधन लेखांकन कहा जाता है, कंपनी के नेताओं के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। प्रबंधन लेखांकन के लिए, लेखाकारों को विशेष रूप से वित्तीय रिपोर्ट तैयार करने का काम सौंपा जाता है जो प्रबंधकों को कंपनी के भविष्य का मार्गदर्शन करने के लिए महत्वपूर्ण निर्णय लेने में सहायता करेगा। यह वित्तीय लेखांकन से अलग है कि प्रबंधन लेखाकार कैसे व्यवसाय चलाने के लिए मार्गदर्शन प्रदान करते हैं। दूसरी ओर, वित्तीय लेखाकार ऐसी रिपोर्टें प्रदान करते हैं जो इंगित करती हैं कि व्यवसाय कितना अच्छा चल रहा है। कुल मिलाकर, प्रबंधन और वित्तीय लेखाकार दोनों लेखांकन के समान सुनहरे नियमों का पालन करते हैं और उन्हें समान उद्योग मानकों और सामान्य लेखांकन सिद्धांतों का पालन करना चाहिए।
लेखाकार के प्रमुख कार्य क्या हैं
यदि आप लेखांकन क्षेत्र में कैरियर में रुचि रखते हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि लेखाकार के प्रमुख कार्य क्या हैं? लेखाकार सभी आकारों और प्रकारों के व्यवसायों के लिए आवश्यक हैं क्योंकि वे कंपनी की वित्तीय जानकारी के संग्रह, सटीकता, रिकॉर्डिंग, विश्लेषण और रिपोर्टिंग के लिए जिम्मेदार हैं। कभी-कभी, लेखाकार काफी हद तक प्रशासनिक भूमिका निभाते हैं, वित्तीय दस्तावेजों से जानकारी लेते हैं और इसे पत्रिकाओं या लेखा सॉफ्टवेयर में डालते हैं। अन्य उदाहरणों में, एकाउंटेंट कंपनी के सलाहकार के रूप में काम करते हैं, वित्तीय रिकॉर्ड का विश्लेषण करते हैं और सुझाव देते हैं कि व्यवसाय पैसे बचाने या विकास को प्रोत्साहित करने के लिए ले सकता है। इनमें से प्रत्येक भूमिका को भरने वाले कर्मचारियों के साथ बड़ी कंपनियों के पास पूरे लेखा विभाग हो सकते हैं। कुछ उदाहरणों में, छोटी कंपनियां अपने एकाउंटेंट को आउटसोर्स कर सकती हैं। यह संभव है क्योंकि लेखांकन के मूल नियम उद्योग-से-उद्योग या कंपनियों के बीच भिन्न नहीं होते हैं।
कोई बात नहीं, कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड को इकट्ठा करने, व्यवस्थित करने और बनाए रखने के लिए आमतौर पर एकाउंटेंट से शुल्क नहीं लिया जाता है। इस कार्य का एक महत्वपूर्ण हिस्सा यह सुनिश्चित कर रहा है कि रिकॉर्ड कानून और किसी भी उद्योग नियमों के दायरे में संकलित किए जाते हैं। कई शाखाओं और प्रत्येक में एकाउंटेंट के साथ कंपनियों के लिए, यह भी लेखाकार पर निर्भर है कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि कॉर्पोरेट लेखा संगठनात्मक प्रणालियों और मानकों को सम्मानित किया जाता है, साथ ही साथ। निरंतरता के लिए यह महत्वपूर्ण है कि पूरी कंपनी उसी तरह अपने रिकॉर्ड बनाए रखे।
व्यापार की जरूरतों के आधार पर, तिमाही या वार्षिक आधार पर कर के प्रपत्र तैयार करने के लिए एकाउंटेंट की आवश्यकता हो सकती है। कंपनी के आकार के आधार पर, इस भूमिका में कोई व्यक्ति मानव संसाधन कार्यों को भी कर सकता है, और कर्मचारियों को साल के अंत कर दस्तावेजों के वितरण से निपट सकता है। कई लेखा विभाग कर्मचारियों की तनख्वाह तैयार करने के लिए भी जिम्मेदार हैं।
यदि कोई कंपनी बाहरी प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार, कर पेशेवरों या वित्तीय सलाहकारों का उपयोग करती है, तो यह इन ठेकेदारों के साथ इंटरफेस करने के लिए व्यवसाय के एकाउंटेंट की भूमिका हो सकती है। स्टाफ एकाउंटेंट अतिरिक्त रिकॉर्ड बनाए रख सकता है, बैठकों से पहले आवश्यक वित्तीय विवरणों को व्यवस्थित कर सकता है या ठेकेदारों के साथ बैठकों में कंपनी के प्रतिनिधि के रूप में कार्य कर सकता है। लेखाकार महत्वपूर्ण वित्तीय निर्णय लेने में भी सहायता करते हैं।
लेखांकन के सुनहरे नियम
लेखांकन में अध्ययन के प्रत्येक पाठ्यक्रम में छात्रों से मूल प्रश्न का उत्तर देने के लिए कहा जाएगा, लेखांकन के सुनहरे नियम क्या हैं? तीन प्रमुख सिद्धांत सिखाए जाते हैं और उन्हें स्वर्ण नियम माना जाता है। इसका मतलब है कि वे कंपनियों और उद्योगों के अनुरूप हैं। वे किसी व्यवसाय की बारीकियों की परवाह किए बिना परिवर्तन नहीं करते हैं।
लेखांकन के सुनहरे नियमों को समझने के लिए, आपको पहले बहीखाता पद्धति की दोहरी प्रविष्टि प्रणाली को समझना होगा। प्रत्येक वित्तीय लेन-देन, इस प्रणाली के तहत, खातों के चार्ट से कम से कम दो खातों को आवश्यक रूप से प्रभावित करेगा। उदाहरण के लिए, यदि कोई ग्राहक 1,000 डॉलर की लागत वाले टी-शर्ट के बड़े ऑर्डर के लिए भुगतान करता है, तो आप आय वर्ग को $ 1,000 से डेबिट करेंगे। हालांकि, शर्ट के लिए पहले बकाया राशि प्राप्य खातों के तहत सूचीबद्ध की गई होगी। इसलिए, एक एकाउंटेंट को उस श्रेणी को $ 1,000 तक क्रेडिट करने की आवश्यकता होगी।
लेखांकन का पहला सुनहरा नियम इस सिद्धांत का अनुसरण करता है और कहता है कि आप हमेशा रिसीवर को डेबिट करते हैं और किसी भी लेनदेन में दाता को श्रेय देते हैं।यह व्यक्तिगत खातों के मामले में सच है, जिसे किसी व्यक्ति, कंपनी या किसी संस्थान से संबंधित खातों के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। इस सिद्धांत का लगातार पालन करते हुए, आपको हमेशा हर वित्तीय लेनदेन के लिए दो प्रविष्टियां करनी चाहिए।
लेखांकन के दूसरे सुनहरे नियम में कहा गया है कि आपको डेबिट करना चाहिए कि क्या आता है और क्या निकलता है। यह, संक्षेप में, नियम नंबर एक के समान है, लेकिन इसका उपयोग व्यक्तिगत खातों के लिए नहीं किया जाता है। इसके बजाय, यह नियम वास्तविक खातों के मामले में मान्य है जो डेबिट शेष से शुरू होते हैं। वास्तविक खाते बैलेंस शीट खाते हैं जैसे कि नकदी, खाते प्राप्य और इमारतें, देयता खाते जैसे देय खाते और वेतन देय और स्टॉकहोल्डर्स इक्विटी खाते जैसे सामान्य स्टॉक और बरकरार आय। तो पहले के उदाहरण में, एकाउंटेंट आने वाली नकदी को डेबिट करेगा। यदि, दूसरी ओर, कंपनी ने आपूर्ति खरीदने के लिए पैसा खर्च किया, तो उस लेन-देन को कंपनी के लिए ऋण के रूप में दर्शाया जाएगा।
लेखांकन का तीसरा सुनहरा नियम नाममात्र खातों पर लागू होता है जैसे कि पूंजी शामिल है। वे आय और व्यय से संबंधित कुछ भी शामिल कर सकते हैं जैसे किराए का भुगतान, छूट, खराब ऋण और कमीशन। तीसरे नियम में कहा गया है कि आपको सभी खर्चों और नुकसानों को कम करना होगा, और सभी आय और लाभ को क्रेडिट करना होगा।
लेखांकन की मूल बातें
यदि आप लेखांकन के बारे में जानने की उम्मीद कर रहे हैं, या यदि आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए एक बुनियादी लेखा प्रणाली स्थापित करना चाहते हैं, तो कुछ आवश्यक चीजें हैं जिनसे आपको परिचित होने की आवश्यकता है। परंपरागत रूप से, वित्तीय रिकॉर्ड-रख-रखाव मैन्युअल रूप से किया जाता था। वित्तीय लेनदेन को ट्रैक करने के लिए उपयोग की जाने वाली पुस्तक को जर्नल कहा जाता है। आज, आप लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना पसंद कर सकते हैं, लेकिन "पत्रिका" शब्द अभी भी अक्सर इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन में दिखाई देता है। इसके अलावा, मूल सिद्धांत समान हैं।
लेन-देन एक वित्तीय घटना है जिसे प्रलेखित करने की आवश्यकता है। आप लेन-देन की मात्रा को ट्रैक करने की तारीख, यह हुआ वर्णन और खाते के साथ डेबिट या क्रेडिट कर रहे हैं।
कभी-कभी, एक व्यवसाय विभिन्न खातों से संबंधित लेनदेन को ट्रैक करने के लिए कई पत्रिकाओं का उपयोग कर सकता है। उदाहरण के लिए, नकद प्राप्ति पत्रिका का उपयोग आपकी आने वाली मौतों की सूची को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है, जबकि नकद संवितरण पत्रिका का उपयोग बाहर जाने वाले धन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जा सकता है। एक नकद संवितरण पत्रिका एक चेकबुक रजिस्टर के समान है।
संभावित ऑडिट की तैयारी करने और साफ-सुथरी किताबें रखने के लिए, आपको व्यापार लेनदेन के लिए हमेशा एक अलग चेकिंग अकाउंट या क्रेडिट कार्ड का उपयोग करना चाहिए। व्यक्तिगत और कॉरपोरेट खातों को मिलाकर न केवल रिकॉर्ड रखना अधिक जटिल हो जाता है, बल्कि एक ऑडिट के दौरान लाल झंडे भी उठा सकते हैं।
लेखांकन इसकी रूपरेखा के लिए खातों के एक चार्ट पर निर्भर करता है। आय और व्यय की श्रेणियों की इस सूची में शामिल हैं, उदाहरण के लिए, संपत्ति, देयताएं, मालिक की इक्विटी, राजस्व, बेची गई वस्तुओं की लागत (सेवा कंपनी पर लागू नहीं) और परिचालन व्यय। अन्य आय और व्यय खाते आवश्यकतानुसार जोड़े जाते हैं।
वित्तीय लेनदेन को ट्रैक करते समय, प्रत्येक लेनदेन को उसके प्रकार के अनुसार वर्गीकृत किया जाना चाहिए। वित्तीय विवरण आमतौर पर केवल व्यक्तिगत लेनदेन के बजाय प्रत्येक खाते की श्रेणी में शामिल होते हैं। एक मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक वित्तीय रिपोर्ट जैसे बैलेंस शीट, उदाहरण के लिए, कुल संपत्ति, कुल देयताएं और परिणामी इक्विटी शामिल हैं।
जब वित्तीय विवरण तैयार किए जाते हैं, तो कंपनी की स्थिति को एक बैलेंस शीट पर दर्शाया जाता है। यह किसी विशेष समय में कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य के स्नैपशॉट की तरह है। संपत्तियां या तो मूर्त या अमूर्त चीजें हैं जो व्यवसाय के पास होती हैं जैसे कि नकदी, खातों को प्राप्य (ग्राहकों द्वारा व्यवसाय के लिए बकाया पैसा), निवेश, भवन, भूमि, उपकरण या अन्य सामान। दूसरी तरफ, देनदारियां वे हैं जो कंपनी के पास ऋण, क्रेडिट कार्ड बिल या बंधक जैसे अन्य हैं। इक्विटी या पूंजी, एक बैलेंस शीट पर तीसरी श्रेणी व्यवसाय में कंपनी के निवेश और उसके शुरू होने के बाद से व्यवसाय के लिए किसी भी लाभ या हानि को दर्शाती है। तीन श्रेणियों में संतुलन होना चाहिए, इसलिए संपत्ति को मालिक की इक्विटी और देयताओं के बराबर होना चाहिए।
अन्य लेखा श्रेणियां आमतौर पर बड़े पैमाने पर रिपोर्टिंग में शामिल नहीं होती हैं। हालांकि, बेची गई वस्तुओं की लागत, माल की कीमत और परिचालन व्यय व्यवसाय के सामान्य खाता बही में दर्ज किए जाते हैं, जिसमें कंपनी द्वारा ट्रैक किए गए प्रत्येक खाते का शेष राशि शामिल होती है। आय या राजस्व व्यापार या वस्तुओं या सेवाओं की बिक्री से अर्जित धन हैं। यदि कंपनी सेवाओं को बेचने के बजाय माल का उत्पादन करती है, तो उत्पाद की लागत दर्ज की जाती है और इसे बेची गई वस्तुओं की लागत के रूप में जाना जाता है। परिचालन व्यय, दिन-प्रतिदिन से व्यवसाय चलाने की लागतों को भी दर्ज किया जाता है और इसमें कार्यालय, इंटरनेट सेवाओं या किराए के लिए गर्मी और हाइड्रो जैसी उपयोगिताएं शामिल हैं।
बैलेंस शीट के अलावा, आय स्टेटमेंट या लाभ और हानि स्टेटमेंट (P & L) एक आवश्यक वित्तीय विवरण है, जो परिणामी शुद्ध आय या हानि के साथ राजस्व माइनस खर्च को दर्शाता है।
यह एक महत्वपूर्ण लेखापाल के लिए महत्वपूर्ण है कि आप किस प्रकार के व्यवसाय में हैं या किस उद्योग में हैं। अनुपालन और विनियमन के मामलों से लेकर दिन-प्रतिदिन और दीर्घकालिक मार्गदर्शन तक, लेखाकार किसी व्यवसाय के सबसे जटिल वित्तीय पहलुओं का विश्लेषण करते हैं और महत्वपूर्ण सलाह देते हैं। लेखाकार आपको बता सकते हैं कि आपके व्यवसाय में क्या अच्छा हो रहा है और अधिकतम वृद्धि सुनिश्चित करने के लिए आपको किस चीज़ को बदलना चाहिए। सभी कंपनियों को लेखांकन को प्राथमिकता देनी चाहिए, चाहे उनके पास केवल एक समर्पित कर्मचारी सदस्य, एक ठेकेदार या प्रबंधन और वित्तीय एकाउंटेंट की पूरी टीम हो।
