व्यवसाय नियमित आधार पर विभिन्न प्रकार के रखरखाव कार्यों को प्रदान करने के लिए बाहरी कंपनियों के साथ अनुबंध करते हैं। इन बाहरी कंपनियों में सफाई सेवाएं, संयंत्र देखभाल और कचरा निपटान शामिल हैं। ये गतिविधियाँ व्यवसाय के प्राथमिक संचालन के बाहर होती हैं। इन जिम्मेदारियों को अनुबंधित करने से कंपनी को अपने व्यवसाय संचालन पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।
प्रारंभिक खरीद
कंपनियां एक बार में कई महीनों के लिए प्रीपेड रखरखाव अनुबंध में प्रवेश करती हैं। कंपनी अनुबंध की पूरी राशि का भुगतान करती है और रखरखाव कंपनी अनुबंध की अवधि के लिए सेवा प्रदान करने का वादा करती है। जब कंपनी अनुबंध में प्रवेश करती है, तो कंपनी अनुबंध को रिकॉर्ड रिकॉर्ड में प्रीपेड संपत्ति के रूप में दर्ज करती है। लेखाकार "प्रीपेड रखरखाव अनुबंध" पर बहस करके और अनुबंध के लिए भुगतान की गई राशि के लिए "नकद" जमा करके इसे रिकॉर्ड करता है।
आवधिक समायोजन
प्रत्येक अवधि के अंत में, अनुबंध का एक हिस्सा समाप्त हो जाता है। अवधि के दौरान, ठेकेदार व्यवसाय को रखरखाव सेवाएं प्रदान करता है। चूंकि पूर्ण भुगतान पहले से ही किया गया था, इसलिए आगे भुगतान की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, अनुबंध भाग की समाप्ति दर्ज की जानी चाहिए। लेखाकार उस अनुबंध की मात्रा निर्धारित करता है जो अनुबंध के लिए पूर्ण भुगतान लेने और अनुबंध द्वारा कवर की गई अवधि से विभाजित करके समाप्त हो जाती है। लेखाकार "रखरखाव व्यय" और अनुबंध के समाप्त हो चुके हिस्से की डॉलर राशि के लिए "प्रीपेड रखरखाव अनुबंध" का श्रेय देता है।
बैलेंस शीट रिपोर्टिंग
प्रीपेड रखरखाव अनुबंध वर्तमान परिसंपत्ति खाते हैं। एक मौजूदा संपत्ति का उपयोग एक वर्ष के भीतर किया जाएगा। एक प्रीपेड रखरखाव अनुबंध शायद ही कभी एक वर्ष से अधिक होता है और वर्तमान संपत्ति के रूप में योग्य होता है। बैलेंस शीट परिसंपत्तियों को वर्तमान परिसंपत्तियों और गैर-समवर्ती परिसंपत्तियों में विभाजित करती है। बैलेंस शीट पहले वर्तमान परिसंपत्तियों को सूचीबद्ध करती है।
आय विवरण रिपोर्टिंग
आय विवरण शुद्ध आय निर्धारित करने के लिए राजस्व से खर्च घटाकर कंपनी की लाभप्रदता का संचार करता है। अकाउंटेंट में परिचालन के सभी खर्च शामिल हैं। रखरखाव अनुबंध, या "रखरखाव व्यय," की अवधि समाप्त होने पर कंपनी के शुद्ध आय पर पहुंचने के लिए आय विवरण पर रिपोर्ट की जाती है।
