"एसओएक्स कंट्रोल एक्टिविटीज" एक शब्द है जिसका उपयोग सरबेंस-ऑक्सले अधिनियम द्वारा अनिवार्य नियमों के हिस्से का वर्णन करने के लिए किया जाता है। सरबेंस-ऑक्सले कुछ प्रमुख निगमों के लेखांकन दुर्व्यवहार से उत्पन्न हुए। कानून के तहत, निगमों को बाहरी लेखा परीक्षकों को लाने की आवश्यकता होती है जिनके पास कंपनी के लिए कोई लेखांकन या अन्य व्यावसायिक संबंध नहीं हैं। लेखा परीक्षक कंपनी के आंतरिक लेखा परीक्षकों को SOX नियमों के कानूनी अनुपालन में मदद करने के लिए एक योजना लिखते हैं। इस योजना पर सीईओ और लेखा कर्मचारियों द्वारा सहमति होनी चाहिए। इन नियमों का पालन करने में विफलता के परिणामस्वरूप जुर्माना और / या कार्यकारी कर्मचारियों के लिए कारावास हो सकता है।
प्रबंधन और प्रमुख कर्मचारियों को एक कंट्रोल एक्टिविटीज़ राइट-अप का उद्देश्य समझाएँ। नियंत्रण गतिविधियाँ किसी कंपनी के सभी स्तरों पर होती हैं। उनमें प्राधिकरण, सत्यापन, सुलह, प्रदर्शन समीक्षा, संपत्ति की सुरक्षा और कर्तव्यों का अलगाव शामिल हैं। आंतरिक नियंत्रण सुनिश्चित करते हैं कि कपटपूर्ण गतिविधि या झूठी रिपोर्टिंग कंपनी के वित्तीय वक्तव्यों में अपना रास्ता नहीं तलाशती है।
आंतरिक नियंत्रण गतिविधियों से निपटने में प्रबंधन की जिम्मेदारियों का संचार करें। विवरणी सही न होने पर सीईओ वर्ष के अंत में वित्तीय विवरणों की सटीकता के लिए जिम्मेदार होता है। यह एसओएक्स अधिनियम की धारा 404 है और कुछ ऑडिट की प्रक्रिया को "404" कहते हैं। जैसे, सीईओ को कंपनी की योजनाओं और लक्ष्यों की स्पष्ट समझ होनी चाहिए और उक्त लक्ष्यों के विरुद्ध कंपनी की उपलब्धियों को ट्रैक करने में सक्षम होना चाहिए।
सूचना प्रसंस्करण के लिए स्पष्ट दिशानिर्देश स्थापित करें। सटीक वित्तीय रिकॉर्ड रखने में एक आम समस्या क्षेत्र डेटा की रिकॉर्डिंग में है। उदाहरण के लिए, व्यय खातों वाले कर्मचारियों के व्यय रिकॉर्ड को कागज पर प्रस्तुत किया जाता है, कंप्यूटर में स्थानांतरित किया जाता है। पेपर सबमिशन के योग कंपनी डेटाबेस में दर्ज किए गए योग से मेल खाने चाहिए। एक ऑडिट में विसंगतियों या त्रुटियों को खोजने के लिए व्यक्तिगत लेनदेन की तुलना की जाएगी। एक ऐसी नीति स्थापित करें जो इस डेटा को एक स्रोत से दूसरे में स्थानांतरित करने में सटीकता सुनिश्चित करेगी।
अपनी कंपनी की उन संपत्तियों पर विचार करें जो नुकसान के लिए सबसे अधिक असुरक्षित हैं। नकद, माल, वाहन या मशीनरी सभी आसानी से चोरी हो जाते हैं और किसी और को हस्तांतरित कर दिए जाते हैं। कैशियर और नकदी तक पहुंच रखने वाले अन्य कर्मचारियों के लिए पैसे की हैंडलिंग में स्पष्ट नियम लिखें। हाथ पर नकदी के लिए, रात से पहले अंत योग को सत्यापित करने के लिए दिन की शुरुआत में एक दैनिक गिनती लें। वर्तमान दिन के योगों को सत्यापित करने के लिए रात में एक और गणना करें और कुल दैनिक बिक्री की पुष्टि करने के लिए एक रूपरेखा प्रदान करें।
एक मासिक इन्वेंट्री गणना का संचालन करें, या बड़े स्टोर या व्यवसायों की त्रैमासिक गणना के मामले में, और कर्मचारियों और ग्राहकों को आपकी इन्वेंट्री या परिसंपत्तियों के साथ बाहर जाने से रोकने के लिए सुरक्षा उपायों को लागू करें।
कर्तव्यों को विभाजित करें। आंतरिक नियंत्रण उपकरण के उपयोग को "कर्तव्यों के अलगाव" के रूप में जाना जाता है। सुनिश्चित करें कि इन्वेंट्री का आदेश देने वाले व्यक्ति और इसे गिनने वाले के बीच अलगाव है। चेक लिखने वाले व्यक्ति और चेक पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बीच एक अलगाव स्थापित करें। इस प्रक्रिया में कई लोगों के शामिल होने से किसी व्यक्ति के लिए चोरी करने का अवसर कम हो जाता है।
कंपनी संगठन के प्रत्येक सदस्य के अधिकार स्तर को भेदें। कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी और अधिकारी के अधिकार को देखें। केवल कार्यकारी स्तर के प्रबंधकों के पास कंपनी के संसाधनों को करने और इस प्रकार के लेनदेन को संभालने का अधिकार होना चाहिए। कर्मचारियों और प्रबंधन दोनों के लिए इन स्तरों का संचार करें। उदाहरण के लिए, प्रबंधन में कोई व्यक्ति है - अन्य कर्मचारी नहीं - यात्रा व्यय रिपोर्ट सत्यापित करें। इन्वेंट्री के लिए एक आदेश एक प्रबंधन-स्तर के व्यक्ति द्वारा पूरा किया जाना चाहिए, जहां इन्वेंट्री को एक कर्मचारी द्वारा गिना जाएगा।
कंप्यूटर में दर्ज किए गए लोगों के खिलाफ जांच के लिए लिखित रिकॉर्ड, रसीदें और बिल रखने की आवश्यकता होती है। राइट-अप को स्रोत प्रलेखन के महत्व को प्राथमिकता देना चाहिए। एक ऑडिट को योग की तुलना करने के लिए इन अभिलेखों का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। यदि किसी स्रोत दस्तावेज़ से खर्च या लेनदेन का सत्यापन नहीं होता है, तो विक्रेताओं से संपर्क करके राशियों को सत्यापित करें कि ये दस्तावेज़ मूल रूप से आए थे।
प्रबंधन और कर्मचारियों को पढ़ने के लिए इन आंतरिक नियंत्रण नीतियों की एक प्रति प्रिंट करें। नीतियों और निर्देशों और सभी दस्तावेजों का प्रबंधन और रखरखाव किया जाना चाहिए। आंतरिक नियंत्रण विधियों को कसने में परिवर्तन की सिफारिश करने के लिए SOX ऑडिट करने वाले बाहरी ऑडिटर इन दस्तावेजों का उपयोग करेंगे।
