तकनीकी बोली कैसे लिखें

एक तकनीकी प्रस्ताव व्यापार या तकनीकी लेखन में सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। एक अच्छी तरह से लिखा प्रस्ताव आपके संगठन को एक नया बिक्री ग्राहक, एक प्रमुख परियोजना या अनुसंधान या अन्य गतिविधियों के लिए धन देने को सुरक्षित कर सकता है। कई संगठनों के लिए, उनकी निरंतर सफलता के लिए प्रभावी तकनीकी प्रस्ताव आवश्यक हैं।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP)

• वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर

प्रस्ताव, या RFP के अनुरोध का बारीकी से अध्ययन करें। कई संगठन जब उत्पाद या सेवा के लिए प्रस्ताव चाहते हैं तो आरएफपी भेजते हैं। RFPs में दिशानिर्देश होते हैं कि प्रस्तावों को क्या कवर किया जाना चाहिए, साथ ही कब और किसको प्रस्तुत किया जाना चाहिए। एक अच्छा प्रस्ताव RFP में दिशानिर्देशों से विचलित नहीं होना चाहिए। दुर्भाग्य से, कुछ RFPs अस्पष्ट हो सकते हैं, थोड़ा मार्गदर्शन प्रदान करते हैं। यह विशेष रूप से समस्याग्रस्त है जब आप अपने प्रस्ताव में लागत अनुमान विकसित करने की कोशिश कर रहे हैं। चरण 4 अस्पष्ट या अस्पष्ट आरएफपी का सामना करने के लिए सुझाव देगा।

अपना प्रस्ताव लिखने से पहले उसकी योजना बनाएं। अक्सर आप RFP में मौजूद क्लाइंट या फंडिंग स्रोत के बारे में अधिक नहीं जानते होंगे। अपना होमवर्क करें और जानें कि आप संगठन और उसके निर्णय निर्माताओं के बारे में क्या कर सकते हैं। फिर संगठन की जरूरतों के बारे में विचार-मंथन के लिए कुछ समय बिताएं। ऐसे प्रस्ताव जो ग्राहक की ज़रूरतों के बारे में बहुत कम या बिना समझ के प्रदर्शित होते हैं, अक्सर ग्राहक के बारे में सोचने के लिए समय निकाले बिना बहुत जल्द ही लिखने का परिणाम होता है।

अपना प्रस्ताव ड्राफ्ट करें। विविधताएं जैसे कि परियोजना का आकार और दायरा, साथ ही संभावित ग्राहक जो आपका प्रस्ताव प्राप्त करेंगे, लंबाई और प्रारूप निर्धारित करेंगे। कुछ स्थितियों में, एक छोटा ज्ञापन जैसा प्रस्ताव उचित है। अन्य परिस्थितियाँ, जैसे बड़ी परियोजनाएँ या बड़े संगठनों को भेजे गए प्रस्ताव, औपचारिक तकनीकी रिपोर्ट जैसे लंबे प्रस्तावों के लिए कहेंगे।

अपने प्रस्ताव के शरीर में सुपुर्दगी योग्य सामान या कार्यों के लिए एक शेड्यूल और लागत का एक अनुमान शामिल करें। RFP में विनिर्देशों का पालन करें। अगर RFP अस्पष्ट है, तो इससे निपटने के कई तरीके हैं। एक सुझाव यह है कि अपने संभावित ग्राहक को विकल्पों का एक सेट पेश करें, जिसमें से चयन करना है। एक विकल्प यह है कि आप अपनी खुद की धारणाएं बनाएं और उन्हें प्रस्ताव में निर्दिष्ट करें। तीसरा, आप संभावित ग्राहक से संपर्क कर सकते हैं और बहुत सारे सवाल पूछ सकते हैं। कई ग्राहक इसकी सराहना करेंगे, क्योंकि यह दर्शाता है कि आप परियोजना के बारे में परवाह करते हैं।

पाठकों का ध्यान आकर्षित करने और मुख्य बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए इस तरह से प्रस्ताव को व्यवस्थित करें। एक सार के साथ शुरू करें जो आपके प्रस्ताव को संक्षेप में प्रस्तुत करता है। प्रस्ताव के मुख्य निकाय में लागत सहित विवरण पर विस्तार करें। एक निष्कर्ष के साथ समाप्त करें जो आपकी कंपनी को चुनने के लाभों पर जोर देता है। सार, सारांश और निष्कर्ष को संक्षिप्त और यथासंभव तकनीकी शब्दजाल से मुक्त रखें ताकि वे तकनीकी ज्ञान की परवाह किए बिना सभी पाठकों के लिए सुलभ हों। मांस प्रस्ताव के शरीर में तकनीकी विवरण बाहर।

अपने प्रस्ताव को संपादित और प्रारूपित करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि यह त्रुटियों से मुक्त है और यह कि दस्तावेज़ को पढ़ना आसान है। जोर दें कि आपकी परियोजना ग्राहक की जरूरतों को कैसे पूरा करेगी। आप जिस परियोजना का प्रस्ताव कर रहे हैं, उसके लिए प्रमुख कर्मियों की योग्यता को समझाने पर विचार करें। प्रमुख बिंदुओं को उजागर करने के लिए सूचियों (बुलेट बिंदुओं या संख्याओं के साथ) का उपयोग करें। पाठ के बड़े ब्लॉक को तोड़ने के लिए हेडिंग और सबहेडिंग का उपयोग करें।

टिप्स

• एक "सार, शरीर, निष्कर्ष," या एबीसी, दृष्टिकोण के साथ अपने प्रस्ताव को प्रारूपित करें।

  जो प्रस्तावित किया जा रहा है, उसकी आवश्यकता को स्थापित करें।

  अपने लागत अनुमान और अनुसूची में यथार्थवादी बनें।

  निष्कर्ष में ध्यान केंद्रित करें - यह एक स्थायी छाप बनाने का मौका है।

  सुनिश्चित करें कि लागत की जानकारी पाना आसान है, क्योंकि पाठकों को इसकी तलाश होगी।