आपके संगठन की सफलता के लिए प्रभावी व्यावसायिक संचार महत्वपूर्ण है। इसका आपकी कंपनी के प्रदर्शन और कर्मचारी उत्पादकता के साथ-साथ आपकी निचली रेखा पर भी बड़ा प्रभाव पड़ता है। एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपको अपनी दृष्टि और लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से संवाद करने, ग्राहकों और संभावित भागीदारों के साथ संबंध बनाने और अपनी टीम के साथ बातचीत करने में सक्षम होने की आवश्यकता है।
व्यापार संचार की अनिवार्यता
प्रबंधकों, मुख्य कार्यकारी अधिकारियों, टीम के नेताओं और अन्य पेशेवरों को सीखना चाहिए कि अपनी जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए अच्छे संचारक कैसे बनें। चाहे आप अधिक उत्पादों को बेचना चाहते हैं, एक मजबूत टीम का निर्माण करना चाहते हैं या अपने विपणन प्रयासों को अधिकतम करना चाहते हैं, यह महत्वपूर्ण है कि आप व्यवसाय संचार की अनिवार्यताओं में महारत हासिल करें।
यदि आप सफल होना चाहते हैं, तो यह एक अच्छा रणनीतिकार होने के लिए या शानदार विचारों के लिए पर्याप्त नहीं है। ज़रूर, आप अपने ग्राहकों के साथ संवाद करने और अपनी सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए लोगों को काम पर रख सकते हैं, लेकिन आपको अभी भी अपनी दृष्टि को शब्दों में रखना होगा। यह आपकी जिम्मेदारी है कि आप अपने कर्मचारियों को फीडबैक प्रदान करें, उनकी बातों को सुनें और कंपनी के लक्ष्यों पर चर्चा करें।
व्यावसायिक संचार सभी आपके संगठन के अंदर और बाहर के लोगों के बीच जानकारी साझा करने के बारे में है। यह औपचारिक और अनौपचारिक संचार, आंतरिक और बाहरी संचार, कानूनी संचार, पार्श्व या क्षैतिज संचार और अधिक जैसे कई रूप ले सकता है। निर्देशों, विचारों, विचारों, रिपोर्टों आदि को प्रसारित करने के लिए दो-तरफ़ा चैनल के रूप में सोचें।
प्रभावी होने के लिए संचार में, यह पारस्परिक होना चाहिए। आपको स्पष्ट रूप से बात करने और ध्यान से सुनने की आवश्यकता है। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप व्यापार संचार के मूल सिद्धांतों को समझते हैं, जो हैं:
- संरचना
- प्रासंगिकता
- संगति
- स्पष्टता
- वैराग्य और प्रधानता
- मध्यम
सबसे पहले, आपके संदेश को अच्छी तरह से संरचित करना होगा और एक उद्घाटन, एक शरीर और एक समापन होना चाहिए। चाहे आप ईमेल भेज रहे हों, फोन कॉल कर रहे हों या कोई प्रोजेक्ट पेश कर रहे हों, इन संरचनात्मक तत्वों को ध्यान में रखें। अपने संदेश की संक्षिप्त शुरुआत के साथ शुरू करें ताकि दर्शकों को पता चल सके कि क्या उम्मीद है। उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "आज, हम अगली तिमाही के लिए अपनी मार्केटिंग रणनीति पर चर्चा करने जा रहे हैं।" इसके बाद, अपने विचारों को विस्तार से प्रस्तुत करें। संदर्भ के आधार पर, आपको तथ्यों और आंकड़ों के साथ अपने बयानों का बैकअप लेना पड़ सकता है। एक संक्षिप्त निष्कर्ष के साथ अपने संदेश को बंद करें जो आपके द्वारा चर्चा की गई प्रमुख बिंदुओं को रेखांकित करता है।
सुनिश्चित करें कि आपका संदेश लक्षित दर्शकों के लिए स्पष्ट और प्रासंगिक है। कल्पना कीजिए कि आप किसी ग्राहक को यह समझाने की कोशिश कर रहे हैं कि उसे कुछ मामूली बदलावों के बजाय एक पूर्ण वेबसाइट मेकओवर की आवश्यकता है। आपको वेब डिज़ाइन, खोज इंजन अनुकूलन, उछाल दरों और अन्य तकनीकी पहलुओं पर चर्चा करने के लिए लुभाया जा सकता है, लेकिन ऐसा न करें। ग्राहक को पता नहीं हो सकता है कि इन बातों का क्या मतलब है और वे क्यों मायने रखते हैं। इसके बजाय, आपको इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि एक पूर्ण वेबसाइट रीडिज़ाइन उसके व्यवसाय को कैसे लाभान्वित करेगी। उसे बताएं कि वह और अधिक ग्राहकों तक पहुंचेगा, ब्रांड जागरूकता बढ़ाएगा, अवधारण दर बढ़ाएगा, डेटा सुरक्षा में सुधार करेगा और इसी तरह।
हमेशा अपने संदेश को सुसंगत रखें, लेकिन दर्शकों और संदर्भ के लिए अनुकूलित करें। यदि आप लगातार अपना दिमाग बदल रहे हैं, तो आप अपनी विश्वसनीयता खोने का जोखिम उठाते हैं।
अपने कर्मचारियों को ग्राहक डेटा को सुरक्षित रखने और उनके सॉफ़्टवेयर को अपडेट रखने और दूसरी जगह सुरक्षा नीति रखने के लिए कहना एक बात है। लिखित संचार विचारों को स्पष्ट करना और यह सुनिश्चित करना आसान बनाता है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो।
इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपका संदेश यादगार है। एक मजबूत, स्पष्ट कथन शामिल करें जो आपकी मान्यताओं को पुष्ट करता है और विषय से संबंधित है। अपने संदेश को उद्धरण या किसी अन्य शक्तिशाली उद्घाटन के साथ शुरू करने या समाप्त करने पर विचार करें। कभी-कभी, हास्य भी मदद कर सकता है। चाहे आप ग्राहक या कर्मचारी के साथ बात कर रहे हों, उसे याद रखने के लिए कुछ दें।
मनोवैज्ञानिकों के अनुसार, कुछ लोगों को याद रखने की अधिक संभावना है कि उन्होंने आखिरी बार क्या देखा या सुना है। इसे रीसेंसी इफेक्ट कहा जाता है। अन्य लोग याद करते हैं कि उन्होंने पहली बार क्या देखा या सुना है, जिसे प्रधानता प्रभाव के रूप में जाना जाता है। इसलिए, एक शक्तिशाली कथन के साथ अपने संदेश को शुरू करना और / या बंद करना समझ में आता है।
विचार करने के लिए एक और चीज संचार माध्यम है। आप अपने संदेश को कैसे प्राप्त करने की योजना बनाते हैं? विभिन्न प्रकार के संचार माध्यम हैं, और प्रत्येक में अद्वितीय विशेषताएं हैं। इनमें शामिल हैं, लेकिन इन तक सीमित नहीं हैं:
- प्रस्तुतियाँ
- रिपोर्ट
- ऑनलाइन संचार
- व्यावसायिक मुलाक़ात
- वीडियो और टेलीफोन मीटिंग
- ईमेल
- सामाजिक मीडिया
- मुद्रित मीडिया
- अनुबंध और अन्य औपचारिक लिखित दस्तावेज
व्यापार संचार के कानूनी पहलू
जब आप एक अनुबंध लिख रहे हैं या कानूनी कागजात दाखिल कर रहे हैं, तो स्पष्ट रूप से संवाद करना और भी महत्वपूर्ण है। खराब संचार के परिणामस्वरूप भारी जुर्माना, धोखाधड़ी, मानहानि, राजस्व हानि और महंगे मुकदमे हो सकते हैं।
अपने राज्य या काउंटी के कानूनों से खुद को परिचित करें, जिनमें विज्ञापन से संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, आपके मार्केटिंग अभियानों को सत्य होने और आपके उद्योग में कानूनों का पालन करने की आवश्यकता है। यदि आप आहार की खुराक बेच रहे हैं, तो आप यह दावा नहीं कर सकते हैं कि आपके उत्पाद बीमारियों को ठीक करते हैं या रोकते हैं। इसके अलावा, आप ग्राहकों के लिए फायदेमंद होने के नाते शराब और सिगरेट का विपणन नहीं कर सकते। कठिन तथ्यों के साथ अपने दावों का समर्थन करें और आवश्यक खुलासे करें।
अपने व्यापार अनुबंधों और समझौतों की दोबारा जाँच करें। यदि आपके पास कहने के लिए कुछ है, तो इसे लिखित रूप में रखें। एक अनुभाग शामिल करें जो अनुबंध में उपयोग की जाने वाली शर्तों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है। प्रासंगिक खंड, जैसे अनुबंध अवधि और समाप्ति, वारंटी, गंभीरता और गोपनीयता जोड़ें।
इस बात पर ध्यान दें कि आप अपने कर्मचारियों के साथ भी कैसे संवाद करते हैं। अपने शब्दों को ध्यान से चुनें। कर्मचारियों को धमकाने या भेदभाव करने से बचना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कर्मचारी को बताते हैं कि वह एक विशिष्ट परियोजना को लेने के लिए बहुत छोटा है, तो आप पर उम्र के भेदभाव का आरोप लगाया जा सकता है। एक प्रबंधक जो विकलांग कर्मचारियों को चिढ़ाता है, उस पर विकलांगता भेदभाव का आरोप लगाया जा सकता है, भले ही उसका व्यवहार प्रश्न में व्यक्ति को चोट पहुंचाने के लिए न हो।
क्यों व्यापार संचार महत्वपूर्ण है?
संचार के प्रमुख पहलुओं को जानना, यह समझना मुश्किल नहीं है कि यह इतना क्यों मायने रखता है। प्रभावी संचार कानूनी अनुपालन सुनिश्चित करते हुए ग्राहकों, कर्मचारियों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ आपके रिश्ते को मजबूत कर सकता है। इसके अलावा, यह आपको एक प्रतिस्पर्धा में बढ़त दे सकता है और आपके विपणन प्रयासों से अधिकतम लाभ उठाने में मदद कर सकता है।
किसी संगठन में बाहरी संचार के महत्व को कम करके नहीं आंका जाना चाहिए। एक प्रबंधक या व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपको अपने संदेश को लक्षित दर्शकों के साथ-साथ निवेशकों, शेयरधारकों, आपूर्तिकर्ताओं और संभावित भागीदारों तक पहुंचाने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, लाइव इवेंट्स आपको अपने छोटे व्यवसाय के लिए अपनी संभावनाओं का ध्यान आकर्षित करने या सुरक्षित फंडिंग का मौका देते हैं। एक सुविचारित भाषण या आकर्षक उत्पाद प्रस्तुति आपकी प्रतिष्ठा को बढ़ा सकती है और बिक्री उत्पन्न कर सकती है। साक्षात्कार और प्रेस विज्ञप्ति आपको ग्राहकों और निवेशकों को अपनी नवीनतम परियोजनाओं के बारे में सूचित करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने नए सहयोग के बारे में ब्रांड के साथ या उत्पादों की एक नई पंक्ति के बारे में बात करना चाहते हैं जो उद्योग को बाधित करेंगे। यदि आप स्पष्ट रूप से संवाद करते हैं और वास्तविक मूल्य वितरित करते हैं, तो आप अपने ब्रांड के चारों ओर चर्चा करेंगे।
आंतरिक संचार भी आवश्यक है। लगभग आधे कर्मचारी शायद ही कभी बैठक छोड़ते हैं या जानते हैं कि आगे क्या करना है। वास्तव में, 21 प्रतिशत पेशेवरों के पास आंतरिक संचार के लिए औपचारिक योजना नहीं है। यदि आप किसी मीटिंग के उद्देश्य और उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से बताने में विफल रहते हैं, तो आप कार्यस्थल में भ्रम और टकराव पैदा कर सकते हैं।
अच्छे संचारक होने वाले नेता कर्मचारी मनोबल को बढ़ा सकते हैं, टर्नओवर दरों को कम कर सकते हैं और संगठन में उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। वे अपनी टीमों के साथ एक मजबूत बंधन भी रखते हैं और कम संघर्षों का अनुभव करते हैं। इसके अलावा, प्रभावी आंतरिक संचार सुनिश्चित करता है कि आपके कर्मचारी उनकी भूमिकाओं और कंपनी के विकास और सफलता के लिए उनके योगदान को समझते हैं।
