एक बोर्ड को एक औपचारिक पत्र लिखना - यह एक स्कूल बोर्ड या एक अंतरराष्ट्रीय निगम हो - पहली नज़र में एक चुनौतीपूर्ण काम की तरह लग सकता है। हालाँकि, छोटे, प्रबंधनीय चरणों में इसे तोड़ना, यह एक बहुत ही आसान प्रक्रिया है, जिससे आप शुरू में उम्मीद कर सकते हैं। एक बोर्ड को एक औपचारिक पत्र एक व्यापार पत्र के सभी नियमों का पालन करता है। अपने पत्र को छोटा और बिंदु तक रखना महत्वपूर्ण है। एक औपचारिक पत्र एक पृष्ठ से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए, इसलिए यदि आपका पत्र इससे अधिक है, तो इसे तब तक संपादित करते रहें, जब तक कि आप इसे मूल तथ्यों तक नहीं पहुंचा देते।
बोर्ड को अपने पत्र में शामिल करने वाली चीज़ की सूची नीचे दें। यदि, उदाहरण के लिए, आप एक कक्षा की यात्रा के लिए पैसे का अनुरोध करने के लिए बोर्ड को लिख रहे हैं, तो इंगित करें कि कौन से छात्र शामिल होंगे और यह कब और कहाँ होगा।
एक औपचारिक पत्र के लिए प्रारूप इस प्रकार है: वापसी का पता, तारीख, पता, नमस्कार, पत्र का शरीर और समापन। पेज के चारों तरफ एक इंच का मार्जिन छोड़ देना चाहिए।
ब्लॉक-प्रारूप का उपयोग करें और पृष्ठ के बाईं ओर सभी पाठ शुरू करें। इंडेंट करने के बजाय, बोर्ड को पत्र के प्रत्येक भाग के बीच एक खाली लाइन छोड़ दें।
यदि संभव हो तो लेटरहेड पर लिखें। यदि, हालांकि, आपके पास लेटरहेड नहीं है, तो अपना पता शीर्ष बाएं कोने में लिखें। एक रिक्त पंक्ति दर्ज करें और फिर दिनांक लिखें।
बोर्ड के अंदरूनी पते को दर्ज करें, वही पता जो लिफाफे पर दिखाई देता है, क्योंकि यह व्यावसायिक पत्रों को मित्रवत से अलग करता है। अंदर के पते के बिना लोग भ्रमित हो सकते हैं जिनके लिए पत्र का इरादा है।
नमस्कार में टाइप करें। इस मामले में यह "प्रिय अध्यक्ष जोन्स और वर्ल्ड क्राफ्ट बोर्ड के सदस्य," होगा। एक और संभावना है "वर्ल्ड क्राफ्ट बोर्ड के प्रिय सदस्य,"
सीधे काम की बात पे आओ। लोगों के सुखद दिन की कामना करने या उनके स्वास्थ्य के बारे में पूछताछ करने से परेशान न हों। "मैं बोर्ड को लिख रहा हूं" इंगित करता है कि आप व्यवसाय का मतलब है।
बोर्ड को अपने पत्र में एक औपचारिक व्यापार की तरह टोन बनाए रखें। व्यक्तिगत मुद्दों से दूर रहें और तथ्यों से चिपके रहें।
अपने पैराग्राफ और वाक्यों को छोटा रखें और बोर्ड में अपने पत्र में विचारों को बदलने पर एक नया पैराग्राफ शुरू करना याद रखें। छोटे वाक्यों का उपयोग न करें और जब कोई छोटा कार्य करेगा तो बड़े शब्द का उपयोग न करें।
बोर्ड को "ईमानदारी से," के साथ अपने पत्र को बंद करें और ध्यान दें कि इसके बाद अल्पविराम होता है। एक और स्वीकार्य औपचारिक समापन "आपका ईमानदारी से," है।
अपने हस्ताक्षर के लिए तीन या चार लाइनें छोड़ें, फिर अपना नाम लिखें। यदि आप पत्र को किसी और को कॉपी कर रहे हैं तो "सीसी" जोड़ें और उनके नामों को सूचीबद्ध करें।
अपने पत्र को 24 घंटे तक बैठने दें और फिर किसी भी व्याकरण या टाइपिंग की गलतियों को सुधारें। अपने पत्र को जोर से पढ़ें और औपचारिक स्वर और सामग्री के लिए इसका आकलन करें। तदनुसार संपादित करें।
