यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) नियमों और राज्य और स्थानीय सरकारी कानूनों का अनुपालन करते हैं, कंपनियों को अपने पेरोल सिस्टम में महत्वपूर्ण कर्मचारी और कंपनी की जानकारी शामिल करनी चाहिए। पेरोल प्रणाली को शामिल करने वाले विभिन्न घटकों को स्थापित करना और चलाना कानूनन परिश्रम और कर कानून के पर्याप्त ज्ञान की आवश्यकता है। परिणामस्वरूप, कंपनियों के लिए बाहरी सलाहकार, मुनीम या पेरोल सेवा को कर भुगतान, प्रक्रिया डब्ल्यू -2 जमा करने, सेवानिवृत्ति और बीमा योजनाओं का प्रबंधन करने और अन्य पेरोल-संबंधी कर्तव्यों का पालन करने के लिए आम है।
कर्मचारी जानकारी
नई किराया प्रक्रिया के दौरान, कंपनियों को यह सुनिश्चित करने के लिए चिकित्सा बीमा और डब्ल्यू -4 फॉर्म जैसी जानकारी एकत्र करनी चाहिए कि कर्मचारी की तनख्वाह में से क्या कटौती की जानी चाहिए। ये फ़ॉर्म नियोक्ताओं को महत्वपूर्ण जानकारी भी प्रदान करते हैं, जैसे कर्मचारी की सामाजिक सुरक्षा संख्या और संघीय और राज्य कर उद्देश्यों के लिए उनकी रोक राशि। सिस्टम को कर्मचारी के कर छूट की स्थिति, पेंशन, बीमा योजना या सेवानिवृत्ति निधि में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक और संसाधित करना होगा।
वेतन की जानकारी
नई किराया प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, पेरोल सिस्टम में एक घटक शामिल होता है जो यह निर्दिष्ट करता है कि कर्मचारी पूर्णकालिक, अंशकालिक और ठेकेदार हैं। कर्मचारियों को गलत तरीके से श्रेणीबद्ध करने वाली कंपनियों पर उच्च जुर्माना लगाने के बाद से पेरोल प्रणाली में श्रमिकों को वर्गीकृत करना महत्वपूर्ण है।
timesheets
किसी कर्मचारी ने कितने घंटे काम किया है, इसकी जानकारी के बिना, नियोक्ता यह निर्धारित नहीं कर सकते कि कर्मचारी को क्या भुगतान करना है। जबकि कुछ श्रमिकों को एक वेतन दिया जाता है, दूसरों को प्रति घंटे के हिसाब से मुआवजा दिया जाता है या कोई भी कर्मचारी नहीं होता है। पेरोल सिस्टम में टाइमशीट जानकारी या ऐसे क्षेत्र शामिल हैं जहां प्रति घंटा और कोई भी कर्मचारी समय को रिकॉर्ड किया जाता है और सटीकता के लिए समीक्षा की जाती है। कम्प्यूटरीकृत समय घड़ी, पंच कार्ड स्टांप घड़ी या पेपर टाइमशीट के माध्यम से जानकारी एकत्र की जा सकती है।
लागू कर और कटौती
हालांकि आईआरएस कंपनियों को कर्मचारी कर की रोक लगाने के लिए कर तालिकाओं के साथ प्रदान करता है, विक्रेताओं और पेरोल कंप्यूटर सिस्टम भी इस जानकारी की आपूर्ति कर सकते हैं। नियोक्ता को लागू करों का सारांश देते समय वार्षिक आय, मजदूरी स्तर और कर भत्ते पर विचार करना चाहिए। इसके अलावा, पेरोल सिस्टम को पेंशन योजनाओं, 401 (के) एस, बीमा योजनाओं, यूनियन बकाया और गार्निशमेंट के माध्यम से की गई कटौती की गणना करनी चाहिए। पेरोल डिपार्टमेंट लोन और अन्य कटौतियों पर भी नज़र रखता है, जिनके पास कैप अमाउंट है और जब वे कुल रकम चुका चुके होते हैं तो तनख्वाह की कटौती बंद हो जाती है।
पेरोल रजिस्टर
पेरोल रजिस्टर एक जर्नल प्रविष्टि में कर्मचारी की कमाई और कटौती की जानकारी को सारांशित करता है जिसे लेखांकन और सामान्य अनुसंधान उद्देश्यों के लिए सामान्य खाता बही में डाला जाता है। पेरोल रजिस्टर का उपयोग कर रिपोर्ट बनाने के लिए भी किया जाता है। इन दस्तावेजों को पेरोल स्टाफ द्वारा तैयार किया जाता है या पेरोल कंप्यूटर सिस्टम का उपयोग करके उत्पन्न किया जाता है।
मैनुअल भुगतान
कभी-कभी, कंपनियां समाप्ति या पेरोल त्रुटि के कारण वेतन अवधि के बीच कर्मचारियों को मैनुअल पेचेक जारी करती हैं। पेरोल सिस्टम को टैक्स और रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए पेरोल रजिस्टर में चेक राशि के लिए खाता होना चाहिए। यह सुनिश्चित करता है कि नियोक्ता की कर रोक राशि कर्मचारी कटौती के साथ मेल खाती है।
