चाहे आप एक चैरिटी चला रहे हों, वार्षिक अवकाश पार्टी फेंक रहे हों या एक नया प्रशिक्षण कार्यक्रम शुरू कर रहे हों और एक सलाहकार की आवश्यकता हो, मदद के लिए याचना पत्र एक प्राथमिक साधन हैं। व्यावसायिक याचना पत्र को इंगित और संक्षिप्त किया जाना चाहिए, जिसमें सभी प्रासंगिक जानकारी होगी जिसे आपके प्राप्तकर्ता को निर्णय लेने और कार्य करने की आवश्यकता होगी। इसके अतिरिक्त, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अपने क्षेत्र में याचना कानून की आवश्यकता होगी कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब से ऊपर है।
अपने पत्र के लक्ष्य को पहचानें। क्या आप दान की याचना कर रहे हैं या अनुबंध की नौकरी के लिए बोली की मांग कर रहे हैं? सॉलिसिटेशन पत्र अक्सर संस्थाओं द्वारा नियुक्त किए जाते हैं जैसे कि धर्मार्थ संगठन दान या व्यवसाय की मांग करते हैं जो किसी विशिष्ट घटना, पहल या कार्यक्रम के लिए संभावित प्रदाताओं से उद्धरण मांगते हैं। लागू संस्थाओं की एक व्यापक सूची बनाएं, जिन्हें आप पत्र भेजना चाहते हैं, और सुनिश्चित करें कि वे आपके द्वारा मांगी जा रही सेवाओं के लिए मानदंडों को पूरा करते हैं।
प्रासंगिक विवरण को रेखांकित करें। सर्वोत्तम प्रतिक्रिया को हल करने के लिए, आपके पत्र में उन सेवाओं के लिए विशिष्ट संदर्भ शामिल होने चाहिए जो आप मांग रहे हैं। इन विवरणों में घटना या परियोजना की तारीख और समय और आवश्यक कार्य शामिल हैं। अनुरोधित कार्यों को करने के लिए पत्र को प्राप्तकर्ता से मूल्य उद्धरण के लिए स्पष्ट रूप से पूछना चाहिए। यदि यह एक धर्मार्थ संगठन के लिए धन जुटाने के प्रयास के लिए है, तो इस तथ्य के बारे में पारदर्शी रहें कि आप पैसे मांग रहे हैं। आपको अपने द्वारा अपेक्षित न्यूनतम या मानक दान का भी वर्णन करना चाहिए। यदि आपके पास न्यूनतम दान नहीं है, तो आप उस जानकारी को भी शामिल कर सकते हैं।
लाभ जोड़ें। इकाई को बताएं, पत्र में, आपके प्रयास में उनकी भागीदारी से उन्हें क्या लाभ मिलेगा। लाभ में उनके व्यवसाय या संगठन के लिए प्रचार के कुछ रूप शामिल हो सकते हैं, या उनके कर्मों की सार्वजनिक मान्यता हो सकती है। इसमें किस प्रकार का प्रचार शामिल है, यह कहां दिखाई देगा और किस समय सीमा के लिए होगा।
गद्य को स्पष्ट करें। पत्र की सामग्री और स्टाइल स्पष्ट, संक्षिप्त और सम्मानजनक होनी चाहिए। फूलों की भाषा और अजीब वाक्य और पैराग्राफ संरचना से बचें। इस तथ्य का सम्मान करें कि आपके इच्छित दर्शक व्यस्त हैं और दक्षता और आसानी के साथ सामग्री के माध्यम से पढ़ना चाहते हैं।
स्थानीय याचना कानूनों से अवगत रहें। कई राज्यों में व्यापार या धन के आग्रह के बारे में कानून हैं। उदाहरण के लिए, एक धर्मार्थ संगठन को इस तरह के पत्र वितरित किए जाने से पहले राज्य के साथ औपचारिक रूप से पंजीकरण करने की आवश्यकता हो सकती है। इन मामलों पर ध्यान देने से न केवल आपकी परियोजना कानूनी रूप से चल पाएगी, बल्कि आपको राज्य और स्थानीय अधिकारियों के साथ काफी सिरदर्द से भी बचाया जा सकेगा। अपने अधिकारों और जिम्मेदारियों का पता लगाने के लिए अपने राज्य के नियंत्रक कार्यालय के साथ शुरुआत करें।
