औपचारिक संगठनात्मक संरचना पदों में लोगों के बजाय भूमिकाओं और पदों पर केंद्रित है। औपचारिककरण एक औपचारिक संरचना बनाने की प्रक्रिया है और इसमें समय के साथ उस औपचारिक संरचना का रखरखाव शामिल है। निर्णय लेने की प्रक्रिया को तर्कसंगत बनाने के प्रयास में एक संगठनात्मक संरचना का औपचारिक रूप से आरंभ किया जाता है। औपचारिक संगठन उस संगठन के लिए महत्वपूर्ण है जिसमें मुद्दों को जाना जाता है और परिवर्तन धीरे और उद्देश्यपूर्ण रूप से लागू होते हैं।
औपचारिक बनाम अनौपचारिक संरचना
अनौपचारिक संगठनात्मक संरचना के विपरीत, जो नौकरी की स्थिति से ऊपर के व्यक्ति को महत्व देता है और स्थिति के धारक द्वारा निर्धारित भूमिकाओं के विकास की अनुमति देता है, औपचारिक संगठनात्मक संरचना में सेट भूमिकाएं होती हैं जो आसानी से नहीं बदली जाती हैं। अनौपचारिक संगठनात्मक संरचनाएं कुछ तरीकों से औपचारिक संरचनाओं की तुलना में अधिक नवीन हैं। हालाँकि, अनौपचारिक संरचना तेज़ी से बदलते उद्योगों के लिए सबसे उपयोगी है, जैसे कि प्रौद्योगिकी क्षेत्र। इसके अतिरिक्त, संगठन का आकार आवश्यक औपचारिकता की डिग्री का संकेत दे सकता है। व्यक्तिगत संगठन की जरूरतों को समझना आवश्यक है जब यह निर्धारित करना है कि प्रत्येक स्थिति के लिए कौन सी संरचना सबसे प्रभावी है।
पहचान
औपचारिकता की पहचान उस हद तक की जा सकती है जिस तक संगठनात्मक भूमिकाएं उन व्यक्तियों से अलग होती हैं जो उन भूमिकाओं को निभाते हैं। औपचारिक संगठनात्मक संरचना में एक पदानुक्रमित, ऊपर-नीचे रिपोर्टिंग और निर्णय लेने की संरचना शामिल है। यह स्पष्ट, संहिताबद्ध मानकों और विनियमों के अस्तित्व से पहचाना जाता है। एक औपचारिक संरचना में आमतौर पर पर्यवेक्षण की कई परतें शामिल होती हैं, जिनमें शीर्ष स्तर के निदेशक या विभाग प्रमुख, मध्य प्रबंधक और परिचालन पर्यवेक्षक शामिल होते हैं।
लाभ
एक संगठनात्मक संरचना के औपचारिककरण का एक लाभ उत्तराधिकार की नियमित प्रकृति है। एक विशिष्ट स्थिति की भूमिकाएं वही रहेंगी, चाहे कोई भी विशिष्ट नौकरी की स्थिति में हो। कार्य प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण किया जाता है ताकि स्थिति से जुड़ी प्रक्रियाओं को बदले बिना एक नए कर्मचारी को आसानी से रिक्त स्थान में डाला जा सके। एक औपचारिक संगठन की स्थायी संरचना तब तक नहीं बदलती है जब तक कि प्रबंधन द्वारा जानबूझकर इसे बदल नहीं दिया जाता है। संरचना को आसानी से समझा और समझाया गया है। इसके अतिरिक्त, संगठन के समग्र मिशन के साथ दिन-प्रतिदिन की कार्य प्रक्रियाओं का संरेखण एक औपचारिक संगठनात्मक संरचना में आसानी से प्राप्त किया जाता है।
संगठन चार्ट
एक औपचारिक संगठन की संरचना, साथ ही भूमिकाओं और उन भूमिकाओं के बीच संबंध, आमतौर पर संगठन चार्ट के उपयोग के माध्यम से दिखाई देते हैं। चार्ट संगठन के भीतर व्यक्तिगत भूमिकाओं को दर्शाता है, जिनमें से किसे रिपोर्ट करना है। यह भी दिखाता है कि संगठन के भीतर सूचना और निर्णय कैसे प्रवाहित होते हैं। संगठनात्मक चार्ट औपचारिककरण प्रक्रिया में एक मूल्यवान उपकरण है।
