नाराज व्यावसायिक पत्र किसी प्रकार के परिवर्तन या वित्तीय पारिश्रमिक की मांग करने वाले असंतुष्ट उपभोक्ताओं या कर्मचारियों द्वारा लिखे जाते हैं। एक नाराज पत्र के थोक, जिसे आमतौर पर एक शिकायत पत्र कहा जाता है, में असंतोष के लिए अग्रणी तथ्यों और घटनाओं की समीक्षा करना शामिल है। यदि पत्र लेखक वास्तव में कंपनी को रचनात्मक बातचीत में शामिल करना चाहता है, तो पत्र को पूरे पेशेवर रहना चाहिए।
तथ्यात्मक विवरणों का उपयोग करें
पत्र में तथ्यों को रखो, मान्यताओं या विचारों को नहीं। राज्य जो हताशा, क्रोध या संकट पैदा करता है। उन तथ्यों का उपयोग करें जो एक कालानुक्रमिक क्रम में हुए विवरणों को रेखांकित करते हैं। तथ्यों को बताते हुए, राय या भावनाएं न रखें। पत्र अधिक पेशेवर है, और इसलिए अधिक प्रभावी है, जितना संभव हो उतना भावनाओं को छोड़ दिया।
उदाहरण के लिए, "तीन चेक किए गए बैग के लिए मेरे एयरलाइन बिल पर एक शुल्क है। मेरा टिकट केवल एक चेक किया गया बैग है।" ये कथन तथ्यात्मक हैं क्योंकि वे बिल और टिकट के दस्तावेज़ीकरण के साथ सिद्ध हैं।
एक बार तथ्यों को बताए जाने के बाद, स्पष्ट करें कि यह क्रोध और हताशा क्यों है। नाम बुलाने, अपवित्रता और दोषपूर्ण बयानों से बचना चाहिए। उदाहरण के लिए, "आप इन अवैध आरोपों के साथ मेरे पैसे चुरा रहे हैं," केवल इस मुद्दे को बढ़ाता है। किसी कंपनी को गलती के लिए जिम्मेदारी स्वीकार करने की तुलना में चोरी को साबित करना बहुत मुश्किल है और कंपनी को अपने बचाव में लगाता है।
स्पष्ट और संक्षिप्त
व्यापार मालिकों, प्रबंधकों और ग्राहक सेवा विभागों के पास उपन्यास पढ़ने का समय नहीं है। भले ही यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि प्रासंगिक तथ्यों से अवगत कराया जाए, लेकिन चीजों को स्पष्ट और संक्षिप्त रखने से पाठक संलग्न रहता है। एक विज्ञान प्रयोग के सारांश के रूप में शिकायत पत्र के बारे में सोचो; ऐसी बहुत सी जानकारी है जो प्रयोग में जाती है जो अंत में खींचे गए निष्कर्ष के साथ संक्षेप में संक्षेप में बताई गई है। एक शिकायती पत्र तथ्यों को संक्षेप में प्रस्तुत करने और संपन्न भावनात्मक संकट के बारे में बताता है।
अपने गुस्से को कैसे व्यक्त किया जाए, इसका एक उदाहरण है, "मुझे यकीन है कि जब आप महसूस कर रहे थे कि मेरे परिवार को हुई निराशा को आप सराह सकते हैं।" यह दृष्टिकोण एक रक्षात्मक प्रतिक्रिया के बजाय एक सशक्त प्रतिक्रिया के लिए प्रयास करता है।
कार्रवाई के लिए अनुरोध
कुछ लोग महज वेंट करने के लिए एक पत्र लिखते हैं; कार्रवाई और संकल्प आमतौर पर अंतिम लक्ष्य होते हैं। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी को सह-कार्यकर्ता की अपमानजनक टिप्पणियों की समस्या है, जो सबसे अधिक संभावना कंपनी की नीति और अनुशासनात्मक प्रोटोकॉल में बदलाव देखना चाहता है। एक उपभोक्ता पत्र का एक उदाहरण तब हो सकता है जब किसी होटल के अतिथि से गलती से विभिन्न सुविधाओं के लिए शुल्क लिया जाता है; एक त्वरित वापसी इरादा परिणाम है।
ये इच्छाएं और कार्रवाई का अनुरोध मुख्य रूप से समापन से ठीक पहले मुख्य निकाय के अंत में कहा गया है। कुछ अक्षर पत्र की शुरुआत में वांछित संकल्प भी बताते हैं और फिर अंत में उन्हें दोहराते हैं। बाकी पत्रों की तरह एक्शन रिक्वेस्ट विनम्र और सक्सेस रखें। वांछित रिज़ॉल्यूशन को स्पष्ट करें ताकि पाठक अपेक्षाओं को समझे - यह कुछ भी गारंटी नहीं देता है, लेकिन यह बातचीत शुरू करता है।
उदाहरण के लिए, "ऊपर दिए गए तथ्यों के आधार पर, कृपया अगले दो व्यावसायिक दिनों के भीतर सभी गलत शुल्कों की पूर्ण वापसी प्रदान करें।" पाठक जानता है कि आप क्या चाहते हैं।
विनम्र समापन और संपर्क जानकारी
सब कुछ की समीक्षा करने और शामिल भावनाओं को समझने के लिए समय निकालने के लिए पाठक को धन्यवाद देकर पत्र को बंद करें। अपने मुद्रित नाम और संपर्क जानकारी के बाद "धन्यवाद," या "सादर," जैसे एक मानक समापन का उपयोग करें। वर्तनी और व्याकरण त्रुटियों के लिए पत्र को प्रूफ़ करें, और यह सुनिश्चित करने के लिए टोन पर एक ईमानदार नज़र डालें कि वह पेशेवर बनी हुई है।
संपर्क जानकारी के तहत "एनक्लोज़र" टाइप करके किसी भी संलग्नक पर ध्यान दें, दो ब्लॉक को एक लाइन स्पेस द्वारा अलग करना। पर्टिनेंट बाड़ों में आपके मामले का समर्थन करने के लिए रसीदें, पत्राचार, चित्र या कोई अन्य मुद्रित सबूत शामिल हैं।
