एक कंपनी की नीति और प्रक्रिया दस्तावेज दक्षता, स्थिरता और स्पष्ट संचार बनाए रखने के लिए एक महत्वपूर्ण कारक हैं। कुछ कंपनियां अलग-अलग प्रक्रियाओं के लिए अलग-अलग दस्तावेज़ बनाने का विकल्प चुनती हैं, जबकि अन्य सभी नीतियों और प्रक्रियाओं को एक मैनुअल में इकट्ठा करती हैं जो वे प्रत्येक कर्मचारी को प्रस्तुत करती हैं। अच्छी तरह से प्रलेखित नीतियां और प्रक्रियाएं कर्मचारियों, ग्राहकों और कंपनी को लाभ प्रदान करती हैं।
अपेक्षाएं निर्धारित करें
कंपनी की नीतियां अक्सर उपस्थिति, समयबद्धता, ड्रेस कोड, सुरक्षा नियमों और अधिक जैसे विषयों पर कर्मचारी व्यवहार के लिए अपेक्षाएं निर्धारित करती हैं। नीति और प्रक्रिया दस्तावेज अक्सर अपने कर्मचारियों को कंपनी की जिम्मेदारी सौंपते हैं, जिसमें समान अवसर पर काम पर रखने, छुट्टी और बीमार समय, परिवार की छुट्टी आदि शामिल हैं। रोजगार संपर्क और प्रस्ताव पत्र कंपनी की नीति और प्रक्रिया मैनुअल (या कर्मचारी पुस्तिका) का संदर्भ दे सकते हैं और कहते हैं कि कर्मचारी मैनुअल में निर्धारित नियमों का पालन करने के लिए सहमत है। कुछ कंपनियों को नए कर्मचारियों को एक फॉर्म पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है जो दर्शाता है कि उन्हें मैनुअल प्राप्त हुआ है।
दक्षता को प्रोत्साहित करें
किसी लक्ष्य को पूरा करने का सबसे कुशल तरीका कंपनी प्रक्रियाओं का अंतिम आधार है। यह सबसे आसान या सबसे तेज़ तरीका नहीं हो सकता है, लेकिन यह गुणवत्ता का त्याग किए बिना, जोखिम उठाकर या किसी नियामक आवश्यकताओं की अनदेखी किए बिना लक्ष्य को पूरा करने का सबसे कम श्रम-साध्य तरीका है। सैद्धांतिक रूप से, यदि प्रत्येक कर्मचारी हर कार्य के लिए हर बार निर्धारित प्रक्रिया का पालन करता है, तो कंपनी सभी लक्ष्यों को सबसे कुशल तरीके से पूरा करेगी। वास्तव में, पसंदीदा प्रक्रिया हर बार संभव नहीं हो सकती है, इसलिए कई प्रक्रियाओं में वास्तव में एक विशिष्ट नीति शामिल होती है कि ऐसी स्थिति को कैसे संभालना है। इसमें उच्च स्तर से अनुमोदन या अतिरिक्त दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं।
संगति को प्रोत्साहित करें
संगति सामान्यतया दक्षता विकसित करती है। जब लोग हर बार उसी तरह से काम करते हैं, तो वे अंततः कम समय में प्रक्रिया को पूरा करने में सक्षम हो जाते हैं, जिसका अर्थ है कि वे उसी समय में अधिक काम कर सकते हैं। संगति भी आत्मविश्वास पैदा करती है। सुसंगत तरीके ग्राहकों को आश्वस्त करते हैं कि कंपनी प्रत्येक बातचीत के दौरान समान देखभाल और सटीकता के साथ उनके खातों को संभालती है। संगति कर्मचारियों और ग्राहकों को समान रूप से यह जानने में मदद करती है कि किसी दिए गए स्थिति के साथ क्या सामना करना है।
कानूनी रहें
कानून, निकायों या बीमा कंपनियों को विनियमित करने के लिए कंपनियों को कुछ प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को दस्तावेज और वितरित करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, अधिकांश राज्यों को कंपनियों को श्रमिकों के मुआवजे के दावों को संभालने के लिए एक निर्धारित प्रक्रिया की आवश्यकता होती है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी कर्मचारी जानते हैं कि प्रक्रिया कैसे काम करती है। OSHA जैसी बीमा कंपनियों और नियामक एजेंसियों को सुरक्षा नीतियों का विस्तार करने के लिए कंपनियों की आवश्यकता होती है, विशेष रूप से विनिर्माण वातावरण में। एक प्रक्रिया और प्रक्रिया दस्तावेज़ में इस जानकारी को शामिल करने से कंपनी को वितरण आवश्यकताओं को पूरा करने की अनुमति मिलती है।
प्रभावशाली ढ़ंग से संवाद करना
एक कंपनी में कई कर्मचारी, कई स्थान और / या ऐसे कर्मचारी हो सकते हैं जो अलग-अलग पाली में काम करते हैं। कर्मचारी कंपनी छोड़ देंगे और नए कर्मचारी कंपनी में शामिल हो जाएंगे। सभी कर्मचारियों की अपेक्षाओं और प्रक्रियाओं को किसी को याद किए बिना, सूचनाओं को छोड़ने या असंगत होने का सबसे आसान तरीका औपचारिक नीति और प्रक्रिया दस्तावेज को लिखना और वितरित करना है। यह सुनिश्चित करना कि सभी की समान जानकारी तक पहुंच हो, कंपनी को निराधार गलत समाप्ति के मुकदमों से बचाने में मदद करता है।
