व्यावसायिक पत्रों में प्रेषक का पता, दिनांक, प्राप्तकर्ता का पता, अभिवादन, निकाय और समापन सहित कई अलग-अलग तत्व होते हैं। व्यावसायिक पत्र लिखते समय, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका संदेश स्पष्टता और व्यावसायिकता के साथ संप्रेषित है, सही स्वरूपण नियमों का पालन करें।
भेजने वाले का पता
प्रेषक का पता पत्र के शीर्ष दाहिने कोने में शामिल होना चाहिए। पूरा पता शामिल करें, लेकिन प्रेषक का नाम या शीर्षक नहीं।
दिनांक
पते के नीचे की रेखा पर, उस महीने, दिन और वर्ष सहित पत्र को पूरा करने की तारीख लिखें। तारीख को पृष्ठ पर छोड़ दिया जाना चाहिए या केंद्रित होना चाहिए।
प्राप्तकर्ता का पता
दिनांक के नीचे की रेखा पर, प्राप्तकर्ता का पूरा पता नाम और शीर्षक के साथ प्रिंट करें, पृष्ठ पर बाएं-औचित्य।
अभिवादन
प्राप्तकर्ता को उसके औपचारिक शीर्षक का उपयोग करके संबोधित करें, उसके बाद एक बृहदान्त्र ("प्रिय श्री स्मिथ:")। यदि आप व्यक्तिगत क्षमता में प्राप्तकर्ता को जानते हैं, तो आप उसके पहले नाम का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप प्राप्तकर्ता का सही नाम या शीर्षक निर्धारित करने में असमर्थ हैं, तो यह "टू व्हॉट इट मे कंसर्न" का उपयोग करने के लिए स्वीकार्य है।
तन
लेटर बॉडी के प्रत्येक पैराग्राफ को सिंगल-स्पेस करें, पैराग्राफ के बीच खुली लाइनों को छोड़ दें। ज्यादातर मामलों में, सामग्री को संक्षिप्त रखें (3 से 5 पैराग्राफ, या एक पृष्ठ)।
समापन
अपने पत्र निकाय के अंतिम पैराग्राफ के नीचे अपनी समापन रेखा को शामिल करें, अपनी तिथि के समान इंडेंट पर उचित। अपनी मान्यता के केवल पहले शब्द को कैपिटल करें ("सबसे अच्छा संबंध है," "सर्वश्रेष्ठ सादर नहीं"), और नीचे एक हस्तलिखित हस्ताक्षर के लिए खुला स्थान छोड़ते हुए, अपना पूरा नाम नीचे कई पंक्तियों को प्रिंट करें।
