अनुपस्थिति के उपायों पर आमतौर पर विचार किया जाता है कि अध्ययन के दौरान काम के लिए उपलब्ध घंटों की संख्या की तुलना में कर्मचारियों के काम के लिए समय की मात्रा उपलब्ध नहीं थी। "अनुपलब्ध" की परिभाषा व्यापक रूप से भिन्न होती है, हालांकि, और कुछ कंपनियों में छुट्टी और लंबी अवधि की पत्तियां शामिल हैं, जबकि अन्य केवल अनिर्धारित अल्पकालिक पत्तियों की गिनती करते हैं। गणना पद्धति के बावजूद, यह निर्विवाद है कि अनुपस्थिति का उत्पादकता पर सीधा प्रभाव पड़ता है, बस इस तथ्य के कारण कि कर्मचारी अपने कर्तव्यों को निभाने के लिए मौजूद नहीं हैं। कंपनियों ने यह भी सिद्ध किया है कि अनुपस्थिति कार्य समूह के भीतर एक अंतर्निहित समस्या का प्रतिनिधित्व करती है।
गणना में शामिल किए गए विशिष्ट अनुपस्थिति को सूचीबद्ध करें। तय करें कि अनुसूचित अनुपस्थिति की निगरानी करें - जैसे कि अवकाश - या केवल अल्पावधि, अनिर्धारित अनुपस्थिति। निर्धारित करें कि क्या आप लंबी अवधि या संरक्षित पत्तियों को शामिल करेंगे - जैसे कि फैमिली मेडिकल लीव एक्ट द्वारा कवर किए गए - दीर्घकालिक विकलांगता पत्ते, गर्भावस्था के पत्ते या श्रमिकों की क्षतिपूर्ति गणना में पत्ते।
उदाहरण के लिए, एक पूर्व निर्धारित अवधि, जैसे कि एक कैलेंडर माह या पिछले वित्तीय वर्ष से अनुपस्थिति पर डेटा इकट्ठा करें। कुछ कंपनियों में, स्वचालित रूप से उत्पन्न रिपोर्ट समय और उपस्थिति प्रणाली के माध्यम से उपलब्ध होनी चाहिए। छोटी कंपनियों में - वे जो अनुपस्थितियों को संसाधित करने के लिए कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली पर भरोसा नहीं करते हैं - आपको प्रत्येक कर्मचारी के पर्यवेक्षक के साथ व्यक्तिगत उपस्थिति रिकॉर्ड को सत्यापित करने की आवश्यकता होगी।
विचाराधीन अवधि में पुस्तकों पर कर्मचारियों की औसत संख्या की गणना करें। उदाहरण के लिए, यदि आप पूर्व वित्त वर्ष के लिए अनुपस्थिति की समीक्षा कर रहे हैं, तो गणना करें कि प्रत्येक महीने की पहली तारीख को किताबों पर कितने कर्मचारी थे। उन आंकड़ों को एक साथ जोड़ें और वर्ष के दौरान औसत कर्मचारी आबादी प्राप्त करने के लिए उन्हें बारह - महीने की संख्या से विभाजित करें।
यदि आप प्रति घंटा वेतन वृद्धि में अनुपस्थिति की निगरानी करना चाहते हैं, तो उपलब्ध कार्य दिवसों (डब्ल्यू) या घंटों की संख्या से कर्मचारियों (ई) की औसत संख्या को गुणा करें। पूर्व निर्धारित समय अवधि (ए) के दौरान अनुपस्थिति के कारण खोए गए दिनों - या घंटों की कुल संख्या को जोड़ें। इस कार्य को कुल अनुपस्थिति दर को प्राप्त करने के लिए उपलब्ध कार्य घंटों से गुणा किए गए कर्मचारियों की संख्या से विभाजित करें, निम्नानुसार: ए / (ई एक्स एक्स)।
उदाहरण के लिए, विभिन्न प्रभागों, कर्मचारियों या क्षेत्रीय कार्यालयों के वर्गीकरण के लिए अनुपस्थिति की गणना करें। अनुपस्थित दर किसी विशेष क्षेत्र में अनुपस्थिति के असामान्य रूप से उच्च स्तर को इंगित करता है, तो पालन करें।
अनुपस्थिति की गणना नियमित रूप से करें और पिछले परिणामों के खिलाफ प्रवृत्ति की तुलना करके यह निर्धारित करें कि क्या कोई महत्वपूर्ण परिवर्तन हुआ है।
टिप्स
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प्रबंधकों और एचआर विश्लेषकों को प्रत्येक प्रकार की छुट्टी की पूरी परिभाषा प्रदान करें। इससे आपको सटीक डेटा प्राप्त करने में मदद मिल सकती है क्योंकि हर कोई समझता है कि क्या गिना जा रहा है।
चेतावनी
जब तक आप कुछ गणना पद्धति और शामिल अवकाश के प्रकार समान नहीं होते हैं, तब तक अपने परिणामों की तुलना किसी अन्य संगठन या उद्योग औसत से करने का प्रयास न करें। अन्यथा, आप दो पूरी तरह से अलग मैट्रिक्स की तुलना करेंगे और परिणाम अर्थहीन होंगे।
विदित हो कि एक अकेला कर्मचारी परिणामों को स्पष्ट रूप से तिरछा कर सकता है, विशेष रूप से एक छोटे से कार्य समूह में। पहचानें - और स्क्रीनिंग पर विचार करें - चरम विसंगतियां।
