एक विशिष्ट व्यावसायिक संगठन अपने कार्य भार को उस कार्य की एक श्रृंखला बनाकर पूरा करता है जो आवश्यक रूप से निष्पादित और निष्पादित किया जाता है। इन कार्यों में सामग्री खरीदना, सेवाएं बेचना, कर्मचारियों को काम पर रखना या ग्राहकों को जवाब देना शामिल हो सकता है। संगठित और परस्पर प्रणालियों की श्रृंखला में उन कार्यों को रखने से कंपनी को कार्यदिवस में दक्षता और व्यवस्था का परिचय देकर और अंत में नीचे की रेखा को बढ़ाकर कंपनी को लाभ हो सकता है। कार्य प्रणालियां रोजमर्रा के कार्यों को समन्वित तरीके से संचालित करने की अनुमति देती हैं और सेवाओं और उत्पादों के उत्पादन के लिए एक बुनियादी ढांचा प्रदान करती हैं।
सिस्टम को परिभाषित करें
एक कार्य प्रणाली एक सामूहिक प्रयास है और इसे तब डिज़ाइन किया जाता है जब किसी विशेष कार्य या लक्ष्य को एक से अधिक लोगों को पूरा करने के लिए आवश्यक के रूप में पहचाना जाता है। कार्य प्रणाली में बाहरी और आंतरिक दोनों प्रकार के ग्राहकों के लिए सेवाएँ या उत्पाद बनाने के लिए प्रौद्योगिकी, सूचना और व्यावसायिक संसाधन शामिल हैं। कार्य प्रणाली के भीतर काम करने के लिए दूसरों को भर्ती करने वाले व्यक्ति या व्यक्तियों को पहले उस प्रणाली को परिभाषित और व्यवस्थित करना होगा जो लक्ष्य को प्राप्त करने की अनुमति देगा। सिस्टम को यह जानने के लिए परिभाषित किया जाना चाहिए कि कौन से श्रमिकों और मशीनों की जरूरत है, प्रत्येक क्या कर रहा है और अधिकतम दक्षता के लिए सिस्टम एक कार्य से दूसरे तक कैसे प्रवाहित होगा।
कार्य प्रणालियों के प्रकार
किसी भी प्रकार की कार्य प्रणाली मौजूद नहीं है क्योंकि कार्य प्रणाली की अवधारणा एक खोल है जिसे एक संगठन के लक्ष्यों और जरूरतों से भरा जा सकता है। कार्य प्रणाली के उदाहरणों में एक सूचना प्रणाली, एक आपूर्ति श्रृंखला, कर्मचारियों या ग्राहकों के लिए एक सेवा और एक खरीदार जो संगठन से एक उत्पाद का आदेश देता है, उसमें शामिल होता है। ई-कॉमर्स वेबसाइटों को कार्य प्रणाली भी माना जा सकता है जो विपणन, ग्राहक सेवा या लेनदेन के प्रबंधन जैसे कार्यों को पूरा करती है।
कुछ कार्य प्रणालियों को किसी कार्य को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया जाता है और फिर समाप्त होता है, जैसे कि एक विशेष परियोजना (सम्मेलन, डेटा संग्रह) या एक उत्पाद जो एक विशिष्ट समय के लिए निर्मित होता है और फिर बंद हो जाता है। अन्य कार्य प्रणालियाँ एक बड़ी कार्य प्रणाली बनाने के लिए एक साथ जुड़ सकती हैं जैसे कि कार्य प्रणाली जो एक उत्पाद का निर्माण करती है। उदाहरण के लिए, उत्पाद उत्पादन कार्य प्रणाली (उत्पादन लाइनें) आपूर्ति श्रृंखला कार्य प्रणाली (सामग्री खरीद), डिजाइन कार्य प्रणाली (इंजीनियरिंग) और पैकेजिंग कार्य प्रणाली (एक खरीद तैयार उत्पाद का उत्पादन करती है) को जोड़ती है।
सिस्टम के तत्व
सभी कार्य प्रणालियों में तत्वों की एक श्रृंखला होती है जो कार्य प्रणाली को प्रभावित करती है। तत्व अन्योन्याश्रित हैं और एक पूरे सिस्टम को बनाने के लिए एक साथ काम करते हैं। इन तत्वों में कार्यकर्ता, कार्य, संगठन की संरचना, संगठन की नीतियां और दिशानिर्देश और संगठन के नेतृत्व प्रथाओं शामिल हैं।
कार्यकर्ता एक कर्मचारी या एक अनुबंधित श्रमिक हो सकता है। हाथ में कार्य शामिल है कि क्या किया जाना चाहिए और कार्य को कैसे पूरा किया जाना चाहिए। संगठन की संरचना में व्यक्तियों, कंपनी में भूमिकाएं और कार्य किए जाने के संबंध में भूमिकाएं कैसे संबंधित हैं। संगठन की नीतियों में समझौते, नियम और कथन शामिल हैं जो उस कार्य को पूरा करने के तरीके को निर्धारित करते हैं।संगठन नियंत्रण के भीतर नेतृत्व अभ्यास कार्य प्रणाली की सिद्धि को निर्देशित करता है और फोकस और प्रेरणा बनाए रखने में मदद करता है।
मूल ढाँचा
यद्यपि कार्य प्रणाली संगठनों के बीच बहुत भिन्न होती है, लेकिन घटकों का एक मूल ढांचा होता है जिसका उपयोग कार्य प्रणाली को भरने के लिए किया जा सकता है। इन घटकों में प्रतिभागियों, गतिविधियों और प्रक्रियाओं, प्रौद्योगिकियों, सूचना या डेटा, भौतिक वातावरण, प्रक्रिया की रणनीति और अंतिम उत्पाद शामिल हैं। कार्य प्रणाली का उत्पादन करने के लिए फ्रेमवर्क घटक तत्वों के साथ परस्पर जुड़ते हैं।
कार्य प्रणालियों को संशोधित करना
मौजूदा कार्य प्रणाली को संशोधित करने की गतिशीलता कार्य प्रणाली पर चरणों का एक सेट लगाकर प्राप्त की जा सकती है। कार्य प्रणाली जीवन चक्र के रूप में जाना जाता है, इन चरणों को संचालन और रखरखाव (ऑन-गोइंग सुधार), दीक्षा (नई कार्य प्रणाली), विकास (नई आवश्यकताओं) और कार्यान्वयन (स्थापित करने, प्रशिक्षण, परीक्षण) के रूप में वर्णित किया जाता है। इन चार चरणों का उपयोग करते समय योजनाबद्ध और अनियोजित संशोधन और परिवर्तन दोनों हो सकते हैं। योजनाबद्ध परिवर्तन सभी चार चरणों का उपयोग करते हैं, और अनुकूलन, प्रयोग और सुधार के रूप में प्रत्येक चरण के माध्यम से अनियोजित या अप्रत्याशित परिवर्तन होते हैं।
